Какие задачи решает ALFA hrms

Какие задачи
решает
ALFA hrms

Однажды мы делали проект на заводе-пятитысячнике. Как часто бывает на крупных предприятиях, на заводе был свой ИТ-отдел и собственные разработки, которые за годы использования «допилили» под малейшие нюансы процессов и пожелания пользователей. И всех всё устраивало, если бы не одно «но», — процессы не были связаны в единую систему.

Каждое подразделение выполняло свои функции, и, как лебедь, рак и щука из басни Крылова, видело только свои приоритеты. Не хватало связующего центра, который координировал бы действия различных служб. Таким центром связи и стала система управления персоналом ALFA hrms.

После внедрения не только работать стало проще, а изменилось качество управления персоналом. Почему это стало возможным? В этой статье рассмотрим принципы, благодаря которым ALFA hrms переводит процессы на новый уровень.

Вовлекает участников на всех уровнях

Всем знакома ситуация, когда половина людей, которые участвуют в управлении персоналом, не охвачены HR-системой. Далеко ходить не надо: вспомните хотя бы, как обратную связь по кандидату на вакансию приходится ждать неделями. Просто потому, что заказчик вакансии отправляет решение по почте или вовсе озвучивает устно. И ему нужно оторваться от дел и потратить время на ответ.

Почему не все участники используют систему управления персоналом? В значительной степени потому, что ПО не предоставляет необходимых возможностей — нет нужной функциональности.

А как у нас? В ALFA hrms есть приложения для всех областей HR и управления рабочей силой. Охватывают все уровни — от стратегии до оперативного управления. Эйчары и бухгалтерия, руководство и линейные менеджеры, ОТиЗ и экономисты могут решать свои задачи. Директор видит ключевые показатели, HRD разрабатывает стратегию, HR-специалисты готовят приказы, планируют обучение и развитие кадров, линейные руководители формируют наряды и создают распоряжения со своего рабочего места. Сотрудники тоже пользуются системой: подают заявки на отпуск, выбирают льготы, узнают изменения в графиках работы.

Информация вносится в местах возникновения, участники видят изменения в онлайне, процессы проходят быстро и без ошибок.

Связывает процессы и службы

Даже когда все участники работают в системе, процессы могут быть организованы по-разному. Зачастую, начиная проект, предприятия фокусируются на отдельных направлениях или автоматизируют функции отдельных служб. Однако в жизни процессы переплетены, хотя за них отвечают разные подразделения.
В ALFA hrms процессы сквозные и связанные.

Рассмотрим на примере модели компетенций. Компетенции у нас в системе понимаются шире, чем это обычно принято. Это всё, что нужно для выполнения работы: навыки, умения, квалификация, допуска, медицинские требования.

Модель компетенций используется, начиная от формирования потребности в персонале и дальше везде. При найме, в обучении, при назначении на работы.

Допустим, требуется монтажник для работы на высоте. Работая в ALFA hrms, рекрутер не формирует требования к кандидатам вручную, а использует профили вакансий, в которые автоматически подтягиваются компетенции. И ищет человека, который подходит по здоровью, а не тратит время на кандидатов, у которых есть противопоказания. А если изменились требования к компетенциям по должности, то и профиль вакансии тут же поменяется.

Система связывает и синхронизирует всё многообразие процессов онлайн. Нет никакой внутренней интеграции, все изменения мгновенны и доступны.

И наш руководитель из предыдущего раздела – звено в процессе рекрутинга. Он получает оповещение, видит данные о кандидате в удобном виде, на ответ у него уходит несколько минут. Результат: мы не упустили хорошего кандидата.

Основное правило звучит так: процессы должны быть взаимоувязаны, т. е. если в одном месте что-то происходит, то в другом — автоматически отражается.

Берёт на себя рутину и контрольные функции

Разработать систему управления персоналом крупного предприятия — сложнейшая задача. ALFA hrms включает референтную модель бизнес — процессов. Это уже функционирующая система с процессами, отлаженными на крупных предприятиях России. Конечно, она кастомизируется под конкретное предприятие. Но «скелет» процессов — заложен.

На все случаи жизни прописаны hr-сценарии. Сценарии построены так, чтобы исполнители теряли минимум времени на выполнение задачи. Всю рутину и контрольные функции система берёт на себя. Пользователь выбирает нужный сценарий, — и запускаются процессы, вовлекаются другие пользователи, направляются оповещения. Все необходимые документы система формирует сама.

Например, при перемещениях сотрудников ALFA hrms отслеживает, соответствуют ли режим работы и условия труда условиям трудового договора. А если нет, предложит оформить доп. соглашение. Дополнительный отпуска, доплаты и компенсации также автоматически будут рассчитаны в соответствии с новым рабочим местом.

А при создании приказа на сверхурочные работы система проверит, не работал ли сотрудник сверхурочно в предшествующий день, и не позволит оформить приказ сверх предусмотренных по ТК РФ 4-х часов сверхурочно за 2 дня подряд.

Использование сценариев унифицирует функции типовых должностей и снижает влияние человеческого фактора. А ТОП-менеджерам помогает избавиться от рутины и заняться стратегическими задачами.

Система, способная контролировать законодательство, непротиворечивость (один отправляет в отпуск, а другой — в командировку), соблюдение внутренних правил организации, значительно облегчает работу и избавляет от штрафов.

Итог — рост эффективности и сокращение расходов

Есть мнение, что к проектам по автоматизации нужно относиться, как к инвестициям. И действительно, неважно, сколько вы потратите денег, — важно, какой эффект получите от внедрения.

Давайте отметим, что меняется, когда используется ALFA hrms:

  • — Выше качество управленческих решений из-за того, что всё в системе и информация доступна мгновенно
  • — Процессы протекают быстрее
  • — Ниже затраты на администрирование из-за того, что рутина на системе
  • — Меньше ошибок, связанных с человеческим фактором
  • — Нет штрафов, потому что система контролирует соблюдение ТК

Меняется культура труда и качество управления персоналом в целом. В среднем на промышленном предприятии с численностью более 5000 сотрудников проект внедрения окупается за 1 год.

HRMS — козырь в борьбе за лучшие кадры

HRMS — козырь
в борьбе за лучшие кадры

Перевод и адаптация статьи: Using HR technology to engage employees

Борьба компаний за привлечение и удержание талантливых специалистов всё время усиливается. Два показателя становятся решающими в этой борьбе — вовлеченность сотрудников и их удовлетворенность.

Если вовлекать сотрудников, помогая им чувствовать себя частью команды, они с большей вероятностью получат положительные впечатления, захотят остаться и внести свой вклад в успех организации.

Сотрудник начинает составлять своё мнение о компании с момента, когда он становится кандидатом на должность и далее, проходя процесс адаптации, трудоустройства и увольнения. Люди хотят работать в такой среде, где у них есть свобода самовыражения, где они могут чувствовать себя сопричастными и ощущают, что имеют право высказаться. Дайте им этот опыт, и у них сложатся хорошие впечатления от работы.

Современные HRM системы существуют отчасти для этого. Они помогают сотрудникам взаимодействовать между собой и с другими отделами, например, с отделом кадров, облегчают общение и обмен информацией. Такое взаимодействие повышает вовлечённость персонала, а это еще более ценно для работодателей, чем простое выполнение работниками повседневных обязанностей.

«Такое взаимодействие повышает вовлечённость персонала, а это еще более ценно для работодателей, чем простое выполнение работниками повседневных обязанностей.»

IT проникает в HR ещё глубже

Самообслуживание (в данном контексте автор говорит о доступе сотрудника к своим данным в личном кабинете, и возможности менять данные) оказало значительное влияние на отрасль HR.

С развитием мобильных технологий это стало ещё проще - сотрудники со смартфона или планшета могут просмотреть свою зарплату, получить доступ к информации о льготах, запросить отгул.

Например, производственная компания, большинство сотрудников которой работают в цехах, может разместить в комнатах для отдыха планшеты с защищенным доступом к HRM системе компании. Если у сотрудника есть вопрос, он может получить доступ к информации или отправить электронное письмо прямо из комнаты отдыха без необходимости тратить время на посещение отдела кадров.

Вовлечение сотрудников

Сегодняшние решения HRMS не просто предоставляют доступ к информации. Они обеспечивают большую интерактивность и вовлекают сотрудников. Например, на «стене», похожей на стену в Facebook, можно управлять ежедневными задачами и получать данные о профиле: фотографию, должность, предыдущий опыт, график работы, должностные обязанности, а также просматривать часто задаваемые вопросы и ресурсы. Сотрудники могут видеть стены своих коллег и общаться друг с другом, независимо от того, находятся они в одном офисе или по всей стране.

Удовлетворенности сотрудников способствует позитивная культура. В хороших компаниях сотрудники постоянно узнают что-то новое друг о друге. Такие стены могут представлять для коллег неофициальный способ похвалить друг друга за хорошо выполненную работу. И в рамках решения HRMS эти комментарии могут непосредственно вноситься в файл сотрудника для последующего performance review, облегчая процесс оценки на 360 градусов как для коллег, так и для руководства.

Сближение сотрудников

Благодаря решениям HRMS, ориентированным на вовлеченность и удовлетворенность сотрудника, можно значительно улучшить взаимодействие и координацию команд. Команды могут отслеживать свои цели, задачи, которые хотят выполнить, темы, которые хотят обсудить, напоминания и календари друг друга в одном централизованном месте.

Эти решения также позволяют избавиться от ощущения работы в изоляции. Независимо от того, работает сотрудник дома или на спутнике, он может легко увидеть, что происходит в компании, в отделе, просмотреть цели компании или отдела, или просто узнать, какие события будут происходить в ближайшее время. Это объединяет людей по всей организации. Как и в случае с профилями в социальных сетях, концепция «стены» может предусматривать размещение фотографии и имени, что поможет сотрудникам узнавать больше о своих коллегах, выстраивать отношения и формировать положительный опыт для каждого.

Предоставление разнообразных способов общения

Темп внедрения будет зависеть от отрасли и культуры компании. На тенденции вовлеченности и удовлетворенности сотрудников определенно влияет молодое поколение, которое ожидает наличия этих аспектов на месте своей работы. Тем не менее, учитывая возраст большинства сотрудников, важно предложить разные способы общения, чтобы привлечь всех и обеспечить им положительный опыт. И, как бы то ни было, – всем нужно простое, интуитивно понятное (как у продукции Apple) взаимодействие – когда люди могут использовать разные платформы (например, настольный компьютер, телефон, планшет, часы) и одинаково легко получать доступ к информации с каждой из них. Чем более интуитивно понятна платформа, тем больше вероятность того, что сотрудники будут ей пользоваться, и им это будет нравиться. настольный компьютер, телефон, планшет, часы) и одинаково легко получать доступ к информации с каждой из них. Чем более интуитивно понятна платформа, тем больше вероятность того, что сотрудники будут ей пользоваться, и им это будет нравиться.

Иван Аникин

Эксперт по внедрению ALFA hrms

Комментарий эксперта

Многие компании сейчас ищут инструменты, которые позволят увеличить вовлечённость персонала. Это тренд. На HR-конференциях спикеры от бизнеса делятся опытом, рассказывают, как они управляют вовлечённостью сотрудников, какие инструменты используют. Тема горячая, но на российском рынке пока мало компаний, которые в этом преуспели. На слуху кейсы МТС и Сбера.

По сути, российская практика отстаёт в технологиях вовлечения сотрудников от наших коллег из США и Европы. Есть хорошие зарубежные решения. Но они дорогие, и не адаптированы под российское законодательство, под особенности ведения бизнеса у нас. К тому же нет специалистов по этим продуктам, - тех, кто бы мог их внедрить.

В статье основное внимание уделено тому, что HRM-системы дают возможность сотрудникам легче коммуницировать, быстрее получать информацию, и за счёт этого усиливать вовлечённость. Но ведь это только один аспект. Чтобы люди были лояльными к компании и проявляли инициативу, выходящую за рамки их должностных обязанностей, нужна комплексная работа по вовлечённости персонала. И здесь действительно может помочь HRM система.

Как мы в своем продукте реализуем возможность большего вовлечения сотрудников?

Драйверов вовлечённости сотрудников несколько. Люди хотят реализовать себя и развиваться, получать признание и оценку своего вклада. Им необходимо знать свои цели и задачи, планы подразделения и компании на ближайшее время и на перспективу. Важно понимать, как их вознаграждение (материальное и моральное) коррелирует с их усилиями, важно, чтобы их слышали.

У нас в ALFA hrms есть функциональность для построения системы компенсаций и льгот, управления эффективностью, карьерным ростом, обучением и развитием сотрудников. Система позволяет сделать принципы оплаты и премирования понятными и прозрачными, управлять задачами и целями, увязать результаты труда с вознаграждением, планировать индивидуальное развитие сотрудников, их обучение и карьеру. Всё это создаёт условия для развития инициативы.

Но если у сотрудника нет доступа к информационной системе, то ни о каком инструменте, повышающем вовлеченность, говорить вообще не приходится. В статье автор в основном говорит о корпоративном портале, который даёт возможность взаимодействовать с информацией.

Но корпоративный портал всего лишь оболочка. Это фронтенд, который абсолютно бесполезен без бэкенда - базы данных должного уровня. В нашей системе работники имеют доступ к широкому срезу информации. Они видят льготы и компенсации; информацию по трудовому процессу, начиная с графика работы; мероприятия, которые планируются (например, обучение), актуальные документы (коллективный договор, различные положения), видят все изменения. Могут подать заявку на обучение или в резерв на должность, получить справки, выбрать бенефиты, сообщить пожелания по графику работы. При этом каждый видит только то, что ему положено, — права доступа гибко настраиваются.

А самое главное — бизнес-логика, которая организована в базе данных. Какая архитектура базы данных? какие уровни взаимодействия предусмотрены? есть ли возможность их адаптировать под корпоративную культуру? есть ли инструментарий, который позволяет настраивать взаимодействие, создавать кастомные сценарии? В ALFA hrms такие возможности есть. И это тоже наша сильная сторона.

А‌ ‌вдруг‌ ‌новое‌ ‌ПО‌ ‌станет‌ ‌ дополнительной‌ ‌нагрузкой‌ ‌для‌ ‌ персонала?‌

А‌ ‌вдруг‌ ‌новое‌ ‌ПО‌ ‌станет‌ ‌ дополнительной‌ ‌нагрузкой‌ ‌для‌ ‌ персонала?‌

Мы заплатим деньги, а сотрудникам станет работать только сложнее? Эти вопросы возникают у вас, когда вы задумываетесь об использовании ПО для оптимизации производственных процессов.

Попробуем развеять эти сомнения, ответив на основные вопросы. Опасение 1: Нужно будет долго обучать сотрудников новой программе. Ответ: На практике примерный срок обучения персонала функциональным возможностям ALFA ims – 1 неделя.

Время и средства, вложенные в подготовку кадров, компенсируются результатом – производственные процессы будут синхронизированы и ускорены в несколько раз.

Опасение 2: Мы разведем онлайн-бюрократию. Сотрудники будут больше времени уделять отчетам в программе, а не работе в цеху.

Ответ: Согласования решений, подготовку отчетов и прочие процессы, затягивающие решение реальных рабочих задач на недели, с помощью ALFA ims можно закрыть за один день. И посвятить максимум рабочего времени тому, что приносит деньги компании — выпуску продукции.

Опасение 3: Вдруг это не окупит затраты?

Ответ: После внедрения ALFA ims вы сможете оценить реальную финансовую пользу. На выходе перестраиваются все производственные процессы: уменьшается время на запуск новой продукции, сокращаются расходы на администрирование деятельности, упрощается процесс коммуникации, быстрее формируются отчеты. Как следствие — повышается скорость выпуска готовой продукции при ощутимом снижении затрат.

Почитайте подробнее о продукте ALFA ims на нашем сайте: www.alfaims.ru Если у вас есть вопросы к нам — пишите смело, мы будем только рады ответить на них!

Управление трудом без переработок и штрафов

Управление трудом без переработок и штрафов

Выступление эксперта по продукту ALFA hrms с конференции HR Technology 2019 (Сколково, апрель 2019).

Выступление эксперта по продукту ALFA hrms с конференции HR Technology 2019 (Сколково, апрель 2019).

Евгений рассказал о «боли» крупных организации при ручном формировании графиков сменного персонала. О штрафах, которые сопутствуют ручному формированию графиков.

В качестве рабочего решения показан пример автоматизированного формирования графика на базе ALFA hrms.

Система Alfa как инструмент совершенствования бизнеса

Система Alfa как инструмент совершенствования бизнеса

Система Alfa получила встроенные средства управления жизненным циклом модели бизнес-процессов предприятия.

При создании современных автоматизированных систем управления важно как спроектировать целевую модель бизнес-процессов, так и реализовать переход к этой модели при вводе системы в эксплуатацию, обеспечить ее дальнейшее развитие и сопровождение.

Для комплексного решения этих задач и предназначен новый инструментарий ПО Alfa, который включает в себя:

  • обширные библиотеки взаимоувязанных бизнес-процессов;
  • инструменты моделирования бизнес-процессов и управления их изменением;
  • средства сбора и обработки обратной связи от пользователей;
  • средства управления ролями и полномочиями на основе действующей процессной модели;
  • механизмы автоматизированного формирования актуальной проектной и эксплуатационной документации.

Теперь в рамках единой технологической платформы Системы Alfa можно не только создать основанную на лучших практиках систему управления предприятием, но и обеспечить синхронизацию изменений модели бизнес-процессов и информационной системы, поддержку в актуальном состоянии связанных с ней ролевой модели и документации.