Система Alfa
 

Бюджетирование

Автоматизация ключевых бизнес-процессов

Создание системы бюджетирования

Блок "Бюджетирование" поддерживает иерархическую структуру центров финансовой ответственности (ЦФО) и определяет их привязку к организационной структуре предприятия, при этом в один центр могут быть объединены несколько подразделений, отвечающих за один и тот же набор финансовых показателей. Система поддерживает деление бюджетов по функциональному признаку на три группы: основные, операционные и вспомогательные. Кроме того, в Модуле заложена возможность формирования всего комплекса бюджетов, необходимых для управления предприятием:

  • Текущие (операционные) бюджеты (бюджет реализации, бюджет потребностей в материалах, бюджет коммерческих расходов, бюджет производства и т.д.);
  • Финансовый план (план денежных потоков, прогнозный план);
  • Бюджет доходов и расходов.

Для каждого типа бюджета, который формируется на основе принятой на предприятии системы бюджетирования, определяются:

  • набор иерархически организованных статей;
  • центры ответственности, которые могут создавать бюджеты данного типа, и доступ к статьям (Alfa-Budget позволяет нескольким центрам ответственности работать с разными статьями одного бюджета);
  • набор показателей для бюджетов данного типа (в Alfa-Budget статья может быть разбита на несколько показателей, поэтому данные могут отображаться как в нескольких валютах, так и в материальном и финансовом выражении).

Четкое определение взаимосвязей между бюджетами, показателями статей, ЦФО и Модулями Системы Alfa позволяет уже в момент ввода первичной учетной информации автоматически отражать все изменения в бюджетных показателях, как плановых, так и фактических. Причем процесс планирования можно оптимизировать, задав последовательность пересчетов различных бюджетов.

Модуль Alfa-Budget разработан таким образом, чтобы отображать любой бюджет виде, наиболее приемлемом для пользователя и наиболее полно отвечающем природе самого бюджета (например, бюджет производства составляется на год с помесячной разбивкой, в то время как бюджет инвестиций составляется на пять лет, а работа по нему может проводиться поквартально). При необходимости же внесения информации, не предусмотренной основной схемой данных, в Alfa-Budget предусмотрена возможность задания дополнительных пользовательских характеристик.

Формирование бюджетов

Alfa-Budget поддерживает механизм составления и утверждения бюджетов как «сверху вниз», так и «снизу вверх». В первом случае, объем средств, который должно потратить или получить конкретное подразделение, определяется после формирования общего бюджета, а во втором, сводный бюджет составляется после утверждения доходов и расходов подразделений.

При этом Модуль позволяет, как консолидировать периоды бюджетного планирования для формирования сводного бюджета, так и разбить их для получения месячных или квартальных бюджетов на основе годового. Использование механизма автоматической консолидации, когда бюджеты организуются в виде иерархического дерева, начиная с наименьших структурных единиц и заканчивая предприятием в целом, может существенно упростить процесс. Кроме того, между статьями как одного бюджета, так и нескольких могут быть установлены взаимосвязи любого уровня сложности, от простейших иерархических до формул расчета показателей, а в качестве источников данных допускается указание любых использующихся при планировании документов. Так, например, при занесении информации в статьи-источники, она автоматически попадает в статьи, которые от них зависят. Такой механизм позволяет строить самые сложные бюджеты, при этом возможность доступа к данным за прошлые периоды и их производным еще больше упрощает процесс планирования.

На практике очень часто оказывается полезен сформированный Alfa-Budget скользящий бюджет, в котором произведен перерасчет плановых показателей на оставшееся время с учетом фактических данных за прошедший период. При этом планировать бюджеты, исполнять и оценивать можно одновременно в нескольких вариантах: оптимистическом, пессимистическом, средневзвешенном и других.

Модуль Alfa-Budget позволяет полностью автоматизировать работу с бюджетами: рассчитать плановые значения статей, наложить ограничения, провести доработку и утверждение бюджета, а за счет использования Сервиса управления деловыми процессами и документооборотом, можно организовать визирование готовых бюджетных форм путем настройки маршрута следования документа, определения визирующих лиц и их функций. При этом по аналогии с Модулем Alfa-Contract, исполнение бюджета не может начаться, до того момента как бюджет будет переведен в состояние «Согласовано», то есть до получения всех необходимых подписей.

Исполнение бюджета

Данные об исполнении бюджетов собираются на основе взаимосвязей, установленных при настройке бюджета, и аналитических признаков, указанных в различных документах. Так, в простейшем случае для того, чтобы сумма из документа была зарегистрирована в бюджете, достаточно указать статью бюджета и центр финансовой ответственности, причем в некоторых случаях, например, в договорах, ЦФО уже заранее определен на основании связки с ответственным подразделением.

Все изменения, внесенные в один бюджет, автоматически передаются во все взаимосвязанные, включая информацию о документах, подтверждающих исполнение. Просмотреть эти данные можно из любого бюджета.

Контроль и анализ исполнения бюджета

Оперативно проанализировать текущее состояние любого бюджета можно с помощью инструментов, включенных в Alfa-Budget.

План-факт анализ отражает динамику исполнения бюджетных показателей и позволяет оценить отклонения в относительных единицах и в процентном отношении. При этом отчет может быть получен как для одного бюджета, так и для системы бюджетов за заданный период.

Детализация статей позволяет разворачивать статью вплоть до документа, на основании которого были получены оцениваемые данные.

Механизм контроля основан на том, что при проведении любой операции в Системе Alfa указывается бюджетная статья, за счет которой идет финансирование, а работа с документами, суммы которых не привязаны к конкретным статьям, блокируется. При этом Система предупреждает пользователя, если выделенные средства заканчиваются. В этом случае для проведения платежа необходимо увеличить финансирование по соответствующей статье, для чего могут быть сокращены расходы по другим статьям или увеличены доходы. Кроме того, может быть определена зона допустимых отклонений для каждого отдельного показателя в зависимости от степени его важности. Если же расхождения слишком велики, или обстоятельства сделали текущий бюджет неактуальным, то можно перейти на заранее подготовленный альтернативный вариант.

Построение отчетов

Модуль позволяет получать отчеты об исполнении бюджетов, в которых отражаются данные по плановым и фактическим показателям, а также по их отклонениям. Если стандартные шаблоны, заложенные в Alfa-Budget, не отвечают всем потребностям компании, то можно сформировать дополнительные пользовательские отчеты, используя при этом возможности группировки, фильтрации и вывода на печать.

Читайте о нас
Информация