Система Alfa
 

Суровая реальность бытия

24.08.2018

Цикл статей, посвященный
управлению себестоимостью продукции,
Статья 3.


В условиях современности даже самые совершенные системы и алгоритмы планирования затрат, самые инновационные подходы к моделированию деятельности предприятия и самые точные способы расчета накладных расходов могут быть разрушены новыми реалиями.

В этой статье разберемся, как же сохранить в условиях перемен возможность предугадывать события и заранее предпринимать действия, приводящие к желаемому результату.

Предъявите документы

Первым делом потребуется собрать информацию о реальных фактах хозяйственной деятельности предприятия, в том числе о первичных затратах.

Поясним, что каждый факт хозяйственной деятельности обязан сопровождаться документом-основанием. Его получают от контрагентов для инициированных извне хозяйственных операций или формируют сами — для внутренних или направленных вовне. Это правило обеспечивает единый источник поступления фактов хозяйственной деятельности.

После сбора документов можно обнаружить, что они слишком разные, а анализ сводной информации по ним - довольно трудоёмкая задача. Естественный вариант решения проблемы — сбор информации с каждого документа в момент его создания. Информация помещается в специальный учетный регистр с единой структурой хранения.

В качестве такого учетного регистра разумно использовать регистры управленческого и бухгалтерского учета предприятия. А в качестве средства формирования записей на основании документов — бухгалтерские проводки, которые создаются по возможности автоматизированно в момент принятия документа к учету.

Итак, часть картины мы уже собрали. У нас есть единый регистр учета фактов хозяйственной деятельности, который заполняется записями бухгалтерских проводок в момент принятия каждого документа к учету.

В процессе сбора фактов хозяйственной деятельности происходит и сбор данных о первичных затратах на производство продукции — как уже отнесенных на производящие объекты учета затрат, так и списанных на объекты учета затрат вспомогательных производств, на объекты учета общепроизводственных и общехозяйственных расходов.

Чтобы выявить полную фактическую себестоимость продукции, необходимо распределить по производящим объектам учета затрат общепроизводственные и общехозяйственные расходы, отнести стоимость используемой продукции вспомогательных производств. Если с переносом затрат вспомогательного производства ситуация более-менее понятна, то с распределением накладных расходов обычно возникают сложности.

Чтобы эффективно распределять накладные расходы, полезно использовать расчет на основе модели потоков затрат предприятия. Базовые знания по этой концепции были даны в предыдущих статьях, за более подробной информацией следует обратиться к специализированным материалам. 

С помощью различных абстракций и разных уровней детализации в рамках означенного инструментария можно составить модель перемещения затрат в деятельности предприятия любой структуры и величины. Для удобства организации и применения модели потоков затрат можно также вести историю версий модели и использовать деление целой модели на отдельные этапы, например, по сегментам деятельности.

Если каждый месяц формировать базы распределения затрат — документы с фактическими показателями — становится возможным с помощью математического расчета распределять объемы затрат, которые сложились на объектах учета затрат.

Используемая модель потоков затрат может содержать списки допустимых для каждого конкретного объекта видов затрат. При расчете плановых калькуляций на различные виды продукции можно сопоставлять эти виды продукции с объектами учета затрат, на которых они производятся. Это обеспечит нас списком статей калькуляций с суммами плановых затрат по этим статьям.

Если использовать данный подход и иметь сопоставление статей калькуляции с видами затрат, уже при распределении накладных расходов и при отнесении затрат вспомогательного производства на основное производство можно осуществлять:

  • контроль допустимости вида затрат для объекта учета затрат, на вход которого они приходят;
  • контроль при выпуске продукции с объекта учета затрат на полноту сбора всех необходимых видов затрат, сопоставленных со статьями плановой калькуляции на продукцию;
  • контроль на не превышение лимита суммы по множеству видов затрат, который сопоставляют статье калькуляции при отнесении затрат на объект учета затрат.

Рисунок 1. Контроль затрат с применением модели потоков затрат предприятия и данных плановых калькуляций

 

Утром — деньги, вечером — стулья

Предположим, что мы собрали на выпускающих объектах учета затрат полную фактическую себестоимость продукции. Если еще раз сопоставить статьи калькуляции с видами затрат, можно преобразовать массив затрат, сформировавших фактическую себестоимость отдельных номенклатур продукции по видам затрат, в массив затрат по статьям калькуляции, применяемым в рамках соответствующего типа калькуляции на каждую из номенклатур продукции.

В результате мы получим калькуляции фактически сложившихся затрат на производство каждой номенклатуры продукции. Это значит, что калькуляция фактических затрат отразит фактическую себестоимость завершенных на текущий момент изделий и находящейся на текущий момент в незавершенном производстве части изделий.

Сравнение полученной калькуляции фактических затрат с разложенной на производственную программу плановой калькуляцией позволяет провести планово-фактический анализ себестоимости производства продукции на производящих объектах учета затрат как по отдельным номенклатурам и видам продукции, так и по отдельным статям калькуляции.

Рисунок 2. Разложение плановой калькуляции на производственную программу и проведение планово-фактического анализа

Результатом планово-фактического анализа может стать набор отклонений факта от плана для определенных номенклатур продукции по отдельным статьям калькуляции. Детализация отклонений до уровня отдельных материальных или трудовых затрат, понесенных при производстве каждой из деталей и сборочных единиц изделия, позволит установить точные причины появления отклонений.

Возможность проведения планово-фактического анализа с требуемой детализацией на разных отрезках цикла производства продукции позволяет своевременно вырабатывать и применять управленческие решения, обеспечивая минимизацию затрат на производство.

 

Рисунок 3. Планово-фактический анализ затрат с детализацией отклонений

Бороться и искать, найти и не сдаваться


Как говорил Наполеон Бонапарт, любой план существует только до первого выстрела. Действительность почти всегда отличается от планов, поэтому нет ничего удивительного в наличии отклонений факта от плана.

Первым делом нужно установить порог значимости отклонений — пороговую величину отклонения, ниже которой рассматривать и анализировать отклонение бессмысленно. Бессмысленно в связи с тем, что затраты на анализ и ликвидацию такого отклонения превысят получаемые в перспективе выгоды.

Во-вторых, все значимые отклонения факта от плана при анализе должны быть разделены на две категории — субъективные и объективные отклонения.

Субъективные отклонения происходят по вине субъективных факторов: выбора неподходящей системы планирования, использование неверных величин ТЭП, ошибок при расчете плановых показателей и т. п. Такие отклонения должны устраняться путем пересчета плановых калькуляций с использованием верных входных параметров, уточнения плановых калькуляций за счет сложившегося на момент корректировки фактического объема затрат.

Объективные отклонения происходят из-за объективных факторов: изменения закупочных цен на продукцию, изменения законодательства, отраслевых и внутрикорпоративных положений в части оплаты труда. Такие отклонения требуют углубленного анализа и принятия необходимых управленческих решений — чтобы в перспективе повлиять на фактическую себестоимость продукции.

Как пример, менеджер может предпочесть для производства продукции применять не подорожавшие покупные комплектующие изделия, а их более дешевые аналоги. Он также может принять решение о самостоятельном производстве требуемых изделий или выбрать комплектующие изделия из имеющегося складского запаса, ранее приобретенного по более низким ценам.

Некоторые объективные факторы возникновения отклонения факта от плана могут потребовать уточнения плановых показателей. Примером таких объективных факторов могут служить резкие долгосрочные изменения экономической ситуации: скачки инфляции и рост цен, санкционное давление на экономику и политика импортозамещения, изменение ключевой ставки Центрального банка и т. д.

Иногда управленческие решения могут инициировать изменения таких масштабов, что потребуется менять модель потоков затрат предприятия — вплоть до создания новой версии или полного изменения модели.

Как пример, на предприятии может быть принято решение о переходе на новые технологии производства, вводе новых производств. В таком случае картина фактической себестоимости начнет сильно меняться. Будет происходить отклонение факта от плана. Объективность и объем этого отклонения могут быть подтверждены путем сравнения версий до и после изменения модели потоков затрат или сравнения различных моделей.

Отклонение факта от плана будет устранено в процессе применения в следующих периодах планирования для расчета плановых калькуляций уже новой версии модели потоков затрат.

В любом случае и при любых способах уменьшения отклонения цель менеджмента одна — обеспечить достижение запланированных показателей и поставленных перед предприятием целей.


 Главный эксперт по информационным технологиям
ЗАО «Компания Информконтакт»
Крылов А. В.



 
< предыдущая   | к началу | следующая >  

Читайте о нас