3 возможности снизить потери
в управлении персоналом

Доля затрат на персонал в выручке крупных компаний доходит до 50%. Эти расходы имеют большой потенциал для оптимизации. Трудовые ресурсы используются неэффективно, людям переплачивают за переработки, специалисты тратят много времени на рутину и так далее. Всё это — потери, которых можно избежать, но не все знают, как это сделать.

Расскажем на примерах, как единая автоматизированная система управления HR-ресурсами компании помогает не тратить лишнего и увеличить продуктивность рабочего времени каждого сотрудника.

Первая возможность: использовать готовые
HR-сценарии

Повседневные HR-процессы содержат много рутинных действий: ввод данных, сверка и перенос информации, формирование документов, согласования, контроль соблюдения законов.

В системе ALFA hrms все бизнес-процессы построены по сценариям. Рекрутинг, приём и увольнение, перевод сотрудника и сверхурочные работы, организация выплат, обучение — на любые случаи жизни есть готовые сценарии.

Всё, что нужно сделать HR-специалисту — запустить процесс одним кликом. Ввод информации минимален. Данные, которые можно взять из системы, подтягиваются и разносятся по разным документам автоматически. Для каждого процесса уже заложены цепочки согласований и действия, которые нужно делать по законодательству.

Допустим, переводим сотрудника с одного объекта на другой. Кадровик запускает процесс, а дальше система сама генерирует нужные приказы и распоряжения, подставляя в них необходимые данные. Если у выбранного сотрудника нет допуска или медосмотра для перехода на новый объект — система сообщит об этом

По каждому процессу легко сгенерировать документ, согласовать его в системе со всеми участниками и распечатать бумажную версию уже на финальную подпись.

Скорость выполнения процессов растёт, иногда вместо недели можно сделать всё за 3 часа. Покажем, как это происходит, на примере работы линейных руководителей, которые создают в системе распоряжения со своего рабочего места.

Использование сценариев экономит время, устраняет лишние действия, сокращает количество людей, вовлеченных в процесс. Автоматический контроль нарушений избавляет от штрафов.

Вторая возможность: увеличить продуктивность рабочего времени

Переработки и простои — две ключевые проблемы на больших предприятиях. Нужно обеспечить производство людьми, чтобы не простаивало оборудование, но не переплачивать "лишним" — тем, кто вышел, но оказался не загружен работой.

ALFA hrms умеет рассчитывать потребность в специалистах: сколько, кого и когда выводить на работу. Она использует математические модели, которые учитывают планы производства, статистику прошлых лет, сезонность и тренды.

В нашей практике был такой случай. В медицинской организации оценивали потребность в специалистах, полагаясь на интуицию — 1800 трудочасов часов в месяц по одной специальности. Исходя из этого планировали приём врачей. Моделирование потребности в ALFA hrms показало, что необходимо всего 900 трудочасов. Результат? Сокращение расходов на оплату труда дорогостоящих специалистов в 2 раза.

Зная, сколько и каких специалистов нужно, можно планировать графики работы. Система помогает создать оптимальные графики работы основного и подменного персонала: спланировать работу так, чтобы переработки были минимальными и выполнялись требования законодательства: лимит сверхурочных, отдых 42 часа, количество перерывов и т.д.

Табель учета времени система формирует автоматически с точностью до минуты. В нем учитывается всё — работа в выходные и в вечернее время, замена, отпуск и так далее. На основании табеля насчитывается зарплата и другие выплаты — безошибочно и с указанием основания для каждого платежа. Трудозатраты на табельный учёт благодаря этому снижаются на 50-70%

Когда в компании на нескольких распределенных объектах работает 5 000 человек, сложно составлять графики и корректно заполнять табель рабочего времени. Часто табель заполняют постфактум, а по итогу руководитель видит — у двоих сотрудников чуть ли не 40 часов переработок, а еще пять практически ничего не делали весь месяц

Не выводить лишних людей, не переплачивать за сверхурочные и выходные, не тратить деньги на штрафы - значит, с минимальными затратами использовать возможности своих сотрудников.

Третья возможность: рекрутинг «на будущее»

Эффективный рекрутинг улучшает бизнес-показатели компании. Влияние талантливых сотрудников на результаты бизнеса трудно переоценить. Но за такие кадры высокая конкуренция. Поэтому скорость работы по вакансиям становится решающей.

Как ALFA hrms помогает быстро закрывать вакансии? Система строит прогноз потребности на будущее. Анализирует, на каких должностях больше текучка, сколько человек уйдёт на пенсию, моделирует отток и так далее — и использует эти данные в качестве основы для планов подбора. Это, во-первых, позволяет не нанимать лишних людей, а во-вторых — подготовиться заранее.

Но этого мало. Чтобы подбирать персонал, нужно знать, какими навыками должен обладать каждый конкретный кандидат. Тут на помощь приходит сквозная модель компетенций. В ALFA hrms компетенции, навыки, умения связаны с профилем должности и рабочим местом. Получаем точную картину в привязке к планам развития бизнеса: сколько, кого и когда нужно нанимать.

Рекрутер не формирует требования к кандидатам вручную, а использует профиль должности, который будет заполнен автоматически. Точные требования к вакансии позволяют не тратить впустую силы и время на неподходящих претендентов, и получить качественных кандидатов, которые отвечают потребностям компании.

Повышает скорость подбора и наличие кадрового резерва. Базы данных кандидатов «на будущее» (и внешних, и внутренних) - это готовый пул нужных вам профессионалов с известными компетенциями и опытом. Система сначала подбирает подходящих людей «среди своих», а уже потом ищет на стороне. Кадровый резерв позволяет закрывать ключевые вакансии рекордно быстро.

Следующий аспект - понимание наиболее эффективных каналов привлечения. HR-аналитика позволяет оценить качество и стоимость найма при работе с разными источниками притока кандидатов, и использовать для каждой категории персонала те, которые дают лучшие показатели.

Кроме того, автоматизация снимает нагрузку с рекрутера и бизнеса, освобождая их от рутины. Размещение вакансий из системы, взаимодействие с кандидатами, предварительный отбор резюме, согласования в онлайн, оповещения - всё это происходит проще и быстрее. Бизнес меньше вовлечен, меньше усилий требуется всем участникам, процессы прозрачные и контролируемые.

Система автоматизации не только экономит бюджет на поиск и подбор персонала, но и помогает увеличить доходы, обеспечивая компанию результативными сотрудниками.

В заключение

В этой статье мы привели лишь несколько способов снижения расходов на персонал с помощью автоматизации. Будем продолжать публикации на эту тему. Поговорим про скрытые потери, оптимизацию системы вознаграждений и о том, какую роль может сыграть HR-аналитика в повышении отдачи от инвестиций в людские ресурсы.