Система Alfa как инструмент совершенствования бизнеса

Система Alfa как инструмент совершенствования бизнеса

Система Alfa получила встроенные средства управления жизненным циклом модели бизнес-процессов предприятия.

При создании современных автоматизированных систем управления важно как спроектировать целевую модель бизнес-процессов, так и реализовать переход к этой модели при вводе системы в эксплуатацию, обеспечить ее дальнейшее развитие и сопровождение.

Для комплексного решения этих задач и предназначен новый инструментарий ПО Alfa, который включает в себя:

  • обширные библиотеки взаимоувязанных бизнес-процессов;
  • инструменты моделирования бизнес-процессов и управления их изменением;
  • средства сбора и обработки обратной связи от пользователей;
  • средства управления ролями и полномочиями на основе действующей процессной модели;
  • механизмы автоматизированного формирования актуальной проектной и эксплуатационной документации.

Теперь в рамках единой технологической платформы Системы Alfa можно не только создать основанную на лучших практиках систему управления предприятием, но и обеспечить синхронизацию изменений модели бизнес-процессов и информационной системы, поддержку в актуальном состоянии связанных с ней ролевой модели и документации.

Управление трудом без переработок и штрафов

Управление трудом без переработок и штрафов

Выступление эксперта по продукту ALFA hrms с конференции HR Technology 2019 (Сколково, апрель 2019).

Выступление эксперта по продукту ALFA hrms с конференции HR Technology 2019 (Сколково, апрель 2019).

Евгений рассказал о «боли» крупных организации при ручном формировании графиков сменного персонала. О штрафах, которые сопутствуют ручному формированию графиков.

В качестве рабочего решения показан пример автоматизированного формирования графика на базе ALFA hrms.

HRMS — козырь в борьбе за лучшие кадры

HRMS — козырь
в борьбе за лучшие кадры

Перевод и адаптация статьи: Using HR technology to engage employees

Борьба компаний за привлечение и удержание талантливых специалистов всё время усиливается. Два показателя становятся решающими в этой борьбе — вовлеченность сотрудников и их удовлетворенность.

Если вовлекать сотрудников, помогая им чувствовать себя частью команды, они с большей вероятностью получат положительные впечатления, захотят остаться и внести свой вклад в успех организации.

Сотрудник начинает составлять своё мнение о компании с момента, когда он становится кандидатом на должность и далее, проходя процесс адаптации, трудоустройства и увольнения. Люди хотят работать в такой среде, где у них есть свобода самовыражения, где они могут чувствовать себя сопричастными и ощущают, что имеют право высказаться. Дайте им этот опыт, и у них сложатся хорошие впечатления от работы.

Современные HRM системы существуют отчасти для этого. Они помогают сотрудникам взаимодействовать между собой и с другими отделами, например, с отделом кадров, облегчают общение и обмен информацией. Такое взаимодействие повышает вовлечённость персонала, а это еще более ценно для работодателей, чем простое выполнение работниками повседневных обязанностей.

«Такое взаимодействие повышает вовлечённость персонала, а это еще более ценно для работодателей, чем простое выполнение работниками повседневных обязанностей.»

IT проникает в HR ещё глубже

Самообслуживание (в данном контексте автор говорит о доступе сотрудника к своим данным в личном кабинете, и возможности менять данные) оказало значительное влияние на отрасль HR.

С развитием мобильных технологий это стало ещё проще - сотрудники со смартфона или планшета могут просмотреть свою зарплату, получить доступ к информации о льготах, запросить отгул.

Например, производственная компания, большинство сотрудников которой работают в цехах, может разместить в комнатах для отдыха планшеты с защищенным доступом к HRM системе компании. Если у сотрудника есть вопрос, он может получить доступ к информации или отправить электронное письмо прямо из комнаты отдыха без необходимости тратить время на посещение отдела кадров.

Вовлечение сотрудников

Сегодняшние решения HRMS не просто предоставляют доступ к информации. Они обеспечивают большую интерактивность и вовлекают сотрудников. Например, на «стене», похожей на стену в Facebook, можно управлять ежедневными задачами и получать данные о профиле: фотографию, должность, предыдущий опыт, график работы, должностные обязанности, а также просматривать часто задаваемые вопросы и ресурсы. Сотрудники могут видеть стены своих коллег и общаться друг с другом, независимо от того, находятся они в одном офисе или по всей стране.

Удовлетворенности сотрудников способствует позитивная культура. В хороших компаниях сотрудники постоянно узнают что-то новое друг о друге. Такие стены могут представлять для коллег неофициальный способ похвалить друг друга за хорошо выполненную работу. И в рамках решения HRMS эти комментарии могут непосредственно вноситься в файл сотрудника для последующего performance review, облегчая процесс оценки на 360 градусов как для коллег, так и для руководства.

Сближение сотрудников

Благодаря решениям HRMS, ориентированным на вовлеченность и удовлетворенность сотрудника, можно значительно улучшить взаимодействие и координацию команд. Команды могут отслеживать свои цели, задачи, которые хотят выполнить, темы, которые хотят обсудить, напоминания и календари друг друга в одном централизованном месте.

Эти решения также позволяют избавиться от ощущения работы в изоляции. Независимо от того, работает сотрудник дома или на спутнике, он может легко увидеть, что происходит в компании, в отделе, просмотреть цели компании или отдела, или просто узнать, какие события будут происходить в ближайшее время. Это объединяет людей по всей организации. Как и в случае с профилями в социальных сетях, концепция «стены» может предусматривать размещение фотографии и имени, что поможет сотрудникам узнавать больше о своих коллегах, выстраивать отношения и формировать положительный опыт для каждого.

Предоставление разнообразных способов общения

Темп внедрения будет зависеть от отрасли и культуры компании. На тенденции вовлеченности и удовлетворенности сотрудников определенно влияет молодое поколение, которое ожидает наличия этих аспектов на месте своей работы. Тем не менее, учитывая возраст большинства сотрудников, важно предложить разные способы общения, чтобы привлечь всех и обеспечить им положительный опыт. И, как бы то ни было, – всем нужно простое, интуитивно понятное (как у продукции Apple) взаимодействие – когда люди могут использовать разные платформы (например, настольный компьютер, телефон, планшет, часы) и одинаково легко получать доступ к информации с каждой из них. Чем более интуитивно понятна платформа, тем больше вероятность того, что сотрудники будут ей пользоваться, и им это будет нравиться. настольный компьютер, телефон, планшет, часы) и одинаково легко получать доступ к информации с каждой из них. Чем более интуитивно понятна платформа, тем больше вероятность того, что сотрудники будут ей пользоваться, и им это будет нравиться.

Иван Аникин

Эксперт по внедрению ALFA hrms

Комментарий эксперта

Многие компании сейчас ищут инструменты, которые позволят увеличить вовлечённость персонала. Это тренд. На HR-конференциях спикеры от бизнеса делятся опытом, рассказывают, как они управляют вовлечённостью сотрудников, какие инструменты используют. Тема горячая, но на российском рынке пока мало компаний, которые в этом преуспели. На слуху кейсы МТС и Сбера.

По сути, российская практика отстаёт в технологиях вовлечения сотрудников от наших коллег из США и Европы. Есть хорошие зарубежные решения. Но они дорогие, и не адаптированы под российское законодательство, под особенности ведения бизнеса у нас. К тому же нет специалистов по этим продуктам, - тех, кто бы мог их внедрить.

В статье основное внимание уделено тому, что HRM-системы дают возможность сотрудникам легче коммуницировать, быстрее получать информацию, и за счёт этого усиливать вовлечённость. Но ведь это только один аспект. Чтобы люди были лояльными к компании и проявляли инициативу, выходящую за рамки их должностных обязанностей, нужна комплексная работа по вовлечённости персонала. И здесь действительно может помочь HRM система.

Как мы в своем продукте реализуем возможность большего вовлечения сотрудников?

Драйверов вовлечённости сотрудников несколько. Люди хотят реализовать себя и развиваться, получать признание и оценку своего вклада. Им необходимо знать свои цели и задачи, планы подразделения и компании на ближайшее время и на перспективу. Важно понимать, как их вознаграждение (материальное и моральное) коррелирует с их усилиями, важно, чтобы их слышали.

У нас в ALFA hrms есть функциональность для построения системы компенсаций и льгот, управления эффективностью, карьерным ростом, обучением и развитием сотрудников. Система позволяет сделать принципы оплаты и премирования понятными и прозрачными, управлять задачами и целями, увязать результаты труда с вознаграждением, планировать индивидуальное развитие сотрудников, их обучение и карьеру. Всё это создаёт условия для развития инициативы.

Но если у сотрудника нет доступа к информационной системе, то ни о каком инструменте, повышающем вовлеченность, говорить вообще не приходится. В статье автор в основном говорит о корпоративном портале, который даёт возможность взаимодействовать с информацией.

Но корпоративный портал всего лишь оболочка. Это фронтенд, который абсолютно бесполезен без бэкенда - базы данных должного уровня. В нашей системе работники имеют доступ к широкому срезу информации. Они видят льготы и компенсации; информацию по трудовому процессу, начиная с графика работы; мероприятия, которые планируются (например, обучение), актуальные документы (коллективный договор, различные положения), видят все изменения. Могут подать заявку на обучение или в резерв на должность, получить справки, выбрать бенефиты, сообщить пожелания по графику работы. При этом каждый видит только то, что ему положено, — права доступа гибко настраиваются.

А самое главное — бизнес-логика, которая организована в базе данных. Какая архитектура базы данных? какие уровни взаимодействия предусмотрены? есть ли возможность их адаптировать под корпоративную культуру? есть ли инструментарий, который позволяет настраивать взаимодействие, создавать кастомные сценарии? В ALFA hrms такие возможности есть. И это тоже наша сильная сторона.

Какие задачи решает ALFA hrms

Какие задачи
решает
ALFA hrms

Однажды мы делали проект на заводе-пятитысячнике. Как часто бывает на крупных предприятиях, на заводе был свой ИТ-отдел и собственные разработки, которые за годы использования «допилили» под малейшие нюансы процессов и пожелания пользователей. И всех всё устраивало, если бы не одно «но», — процессы не были связаны в единую систему.

Каждое подразделение выполняло свои функции, и, как лебедь, рак и щука из басни Крылова, видело только свои приоритеты. Не хватало связующего центра, который координировал бы действия различных служб. Таким центром связи и стала система управления персоналом ALFA hrms.

После внедрения не только работать стало проще, а изменилось качество управления персоналом. Почему это стало возможным? В этой статье рассмотрим принципы, благодаря которым ALFA hrms переводит процессы на новый уровень.

Вовлекает участников на всех уровнях

Всем знакома ситуация, когда половина людей, которые участвуют в управлении персоналом, не охвачены HR-системой. Далеко ходить не надо: вспомните хотя бы, как обратную связь по кандидату на вакансию приходится ждать неделями. Просто потому, что заказчик вакансии отправляет решение по почте или вовсе озвучивает устно. И ему нужно оторваться от дел и потратить время на ответ.

Почему не все участники используют систему управления персоналом? В значительной степени потому, что ПО не предоставляет необходимых возможностей — нет нужной функциональности.

А как у нас? В ALFA hrms есть приложения для всех областей HR и управления рабочей силой. Охватывают все уровни — от стратегии до оперативного управления. Эйчары и бухгалтерия, руководство и линейные менеджеры, ОТиЗ и экономисты могут решать свои задачи. Директор видит ключевые показатели, HRD разрабатывает стратегию, HR-специалисты готовят приказы, планируют обучение и развитие кадров, линейные руководители формируют наряды и создают распоряжения со своего рабочего места. Сотрудники тоже пользуются системой: подают заявки на отпуск, выбирают льготы, узнают изменения в графиках работы.

Информация вносится в местах возникновения, участники видят изменения в онлайне, процессы проходят быстро и без ошибок.

Связывает процессы и службы

Даже когда все участники работают в системе, процессы могут быть организованы по-разному. Зачастую, начиная проект, предприятия фокусируются на отдельных направлениях или автоматизируют функции отдельных служб. Однако в жизни процессы переплетены, хотя за них отвечают разные подразделения.
В ALFA hrms процессы сквозные и связанные.

Рассмотрим на примере модели компетенций. Компетенции у нас в системе понимаются шире, чем это обычно принято. Это всё, что нужно для выполнения работы: навыки, умения, квалификация, допуска, медицинские требования.

Модель компетенций используется, начиная от формирования потребности в персонале и дальше везде. При найме, в обучении, при назначении на работы.

Допустим, требуется монтажник для работы на высоте. Работая в ALFA hrms, рекрутер не формирует требования к кандидатам вручную, а использует профили вакансий, в которые автоматически подтягиваются компетенции. И ищет человека, который подходит по здоровью, а не тратит время на кандидатов, у которых есть противопоказания. А если изменились требования к компетенциям по должности, то и профиль вакансии тут же поменяется.

Система связывает и синхронизирует всё многообразие процессов онлайн. Нет никакой внутренней интеграции, все изменения мгновенны и доступны.

И наш руководитель из предыдущего раздела – звено в процессе рекрутинга. Он получает оповещение, видит данные о кандидате в удобном виде, на ответ у него уходит несколько минут. Результат: мы не упустили хорошего кандидата.

Основное правило звучит так: процессы должны быть взаимоувязаны, т. е. если в одном месте что-то происходит, то в другом — автоматически отражается.

Берёт на себя рутину и контрольные функции

Разработать систему управления персоналом крупного предприятия — сложнейшая задача. ALFA hrms включает референтную модель бизнес — процессов. Это уже функционирующая система с процессами, отлаженными на крупных предприятиях России. Конечно, она кастомизируется под конкретное предприятие. Но «скелет» процессов — заложен.

На все случаи жизни прописаны hr-сценарии. Сценарии построены так, чтобы исполнители теряли минимум времени на выполнение задачи. Всю рутину и контрольные функции система берёт на себя. Пользователь выбирает нужный сценарий, — и запускаются процессы, вовлекаются другие пользователи, направляются оповещения. Все необходимые документы система формирует сама.

Например, при перемещениях сотрудников ALFA hrms отслеживает, соответствуют ли режим работы и условия труда условиям трудового договора. А если нет, предложит оформить доп. соглашение. Дополнительный отпуска, доплаты и компенсации также автоматически будут рассчитаны в соответствии с новым рабочим местом.

А при создании приказа на сверхурочные работы система проверит, не работал ли сотрудник сверхурочно в предшествующий день, и не позволит оформить приказ сверх предусмотренных по ТК РФ 4-х часов сверхурочно за 2 дня подряд.

Использование сценариев унифицирует функции типовых должностей и снижает влияние человеческого фактора. А ТОП-менеджерам помогает избавиться от рутины и заняться стратегическими задачами.

Система, способная контролировать законодательство, непротиворечивость (один отправляет в отпуск, а другой — в командировку), соблюдение внутренних правил организации, значительно облегчает работу и избавляет от штрафов.

Итог — рост эффективности и сокращение расходов

Есть мнение, что к проектам по автоматизации нужно относиться, как к инвестициям. И действительно, неважно, сколько вы потратите денег, — важно, какой эффект получите от внедрения.

Давайте отметим, что меняется, когда используется ALFA hrms:

  • — Выше качество управленческих решений из-за того, что всё в системе и информация доступна мгновенно
  • — Процессы протекают быстрее
  • — Ниже затраты на администрирование из-за того, что рутина на системе
  • — Меньше ошибок, связанных с человеческим фактором
  • — Нет штрафов, потому что система контролирует соблюдение ТК

Меняется культура труда и качество управления персоналом в целом. В среднем на промышленном предприятии с численностью более 5000 сотрудников проект внедрения окупается за 1 год.

3 способа остановить «кадровое кровотечение»

3 способа остановить
"кадровое кровотечение"

Перевод и адаптация статьи Марен Хоган: 3 Ways to Retain Employees and Stop the Bleeding

Отличные новости! По данным Бюро трудовой статистики, в США почти 3.6 млн человек ушли с работы в июле 2019 года.

“Подождите. Текучка кадров – это плохо. Почему это отличные новости?” – Хороший вопрос. То, что хорошо для экономики в целом, может стать проблемой для вашего HR-отдела и людей, которые пытаются поднять производительность с оставшимися – не самыми блестящими – работниками. Как остановить текучку кадров и удержать ценных сотрудников в компании?

Если вы не из тех, кто машет белым платком вслед сотрудникам, бегущим со своих мест, давайте подумаем о том, как остановить эту волну еще до того, как она поднимется.

1. Предложите сотрудникам те бонусы, которые им действительно нужны

Бонусы, которые вы будете внедрять, могут (и, возможно, будут) отличаться от того, что предлагают в других компаниях. У каждой организации свои особенности, и малым и средним компаниям стоит обращать особое внимание на разные типы бонусных программ. Вот несколько правил, которые стоит учесть, когда вы придумываете, чем порадовать и удержать своих сотрудников.

Правило №1: Ваши сотрудники не всегда знают, чего они хотят. Как выяснили в одном крупном банке, 70% сотрудников заявили, что хотят субсидии на спорт, но всего 3% воспользовались этим бонусом, когда его ввели. Важно учитывать мнение коллег, но не забывайте проверять, как бонусы используются, чтобы оценить их эффективность. Вывод? Советуйтесь с сотрудниками, но подкрепляйте их мнение фактами, или рискуете обнаружить, что дороговизна этих развлечений "съедает" всю эффективность вашего бонуса.

Правило №2: Ценность бонусов будет разной для сотрудников разного возраста. Например, покрытие медицинских расходов будет становиться более значимым по мере того, как люди "поколения Y" начнут создавать семьи, а "бэби-бумеров" заинтересуют программы страхования от потери дохода. Загляните в ваши автоматизированные системы управления персоналом, чтобы подумать, какие бонусы могут пригодиться вашим коллегам сейчас и в будущем. Имейте в виду, что бесплатные обеды и химчистка, которые заставят новичков визжать от восторга, у более опытных сотрудников вызовут легкую досаду: они-то хотят больше гибкости в организации рабочего дня и полноценную медстраховку.

Правило №3. Они готовы платить. Исследование малого бизнеса, проведенное Metlife, показало, что 66% респондентов предпочтут сами финансово вложиться в свои бонусы, нежели потерять их. Прежде чем отменить какой-то бонус или вообще не предлагать его, подумайте о том, чтобы разделить его стоимость с сотрудниками. Если вы предложите работникам выбор и проспонсируете часть бонусов, услуга все еще обойдется им дешевле, чем на свободном рынке. Немаловажная часть процесса – рассказывать сотрудникам об изменениях в бонусной программе. Просто предлагать разные варианты бонусов – уже само по себе бонус.

2. Помогите сотрудникам работать лучше

Учиться хочет почти каждый человек, нацеленный на карьерный рост. Статистика по непрерывному образованию хорошо известна, но вот несколько цифр, чтобы освежить память. По данным HR Magazine, рентабельность компаний, которые ежегодно инвестируют в каждого сотрудника $1,500 и больше, в среднем на 24% выше, чем у тех, кто тратит на обучение меньше. Американская Ассоциация Развития Талантов опросила 2500 фирм и выяснила, что в компаниях, которые предлагают комплексные образовательные программы,

Прибыль в пересчете на одного сотрудника на 218% выше, чем в компаниях, где возможностей для обучения меньше;

Рентабельность в среднем на 24% выше, чем там, где тратят на обучение меньше;

Если на обучение одного сотрудника тратить на $680 больше, доходность для акционеров возрастает на 6%.

Благодаря огромному количеству возможностей для образования, доступных онлайн, у ваших сотрудников сегодня как никогда много ресурсов, а ваши собственные расходы, скорее всего, окажутся достаточно низкими. У вас небольшой бюджет? Присмотритесь к образовательным подкастам, школам кодинга и дизайна или профессиональным аттестациям, под которые можно получить финансирование от профессиональных сообществ.

3. Предложите сотрудникам возможности роста

Вы знаете, что встречные предложения редко срабатывают. Но вы можете сыграть на опережение, повышая зарплаты до того, как люди начнут возмущаться. Превентивное повышение зарплаты – хорошая вещь: во-первых, это выйдет дешевле, чем нанимать нового сотрудника. Во-вторых, если сотрудник уйдет, оставшимся придется перерабатывать, и они рискуют потерять в продуктивности. В-третьих, это позволит вам до известной степени контролировать расходы на повышение зарплат.

Не можете позволить себе раздавать деньги направо и налево? Предлагайте небольшие прибавки к зарплате вместе с небольшими повышениями по службе. Ваше послание сотрудникам будет однозначным: прибавка к зарплате – это не результат просиживания штанов, а аванс в расчете на то, что человек себя проявит. Проводя регулярную оценку персонала (знаменитые "360˚") или текущие интервью (вместо неприятных интервью "в связи с увольнением"), вы можете получить более точное представление о том, кого стоит повысить, а кто рискует выгореть на своей нынешней должности. Имейте в виду, что сотрудникам нужны регулярные вызовы (не проблемы, а вызовы), чтобы учиться новому, и они могут обучиться быстрее, чем за 3 месяца, о которых обычно говорят.

Сотрудники – особенно те, кто хорошо обучен работать внутри вашей компании – это ценный ресурс. Пора внушить эту мысль тем, кто управляет вашей компанией, и начать действовать! Что вы сделаете в этом году, чтобы удержать сотрудников?

Иван Аникин

Эксперт по внедрению ALFA hrms

Комментарий эксперта

Причин текучести кадров на самом деле много, начиная от некачественного подбора до недовольства стилем руководства. Автор статьи говорит о некоторых из них, предлагая повышать мотивацию за счёт эффективной системы бонусов, расширения возможностей для обучения, своевременного карьерного роста и повышения зарплаты.

Действительно, системы бонусов на схожих предприятиях могут быть совершенно разными по составу и принципам применения. За счёт этого компания может стать более привлекательной для сотрудников по сравнению с конкурентами. Причём, самый работающий вариант компенсационного пакета не всегда оказывается самым дорогостоящим. А вот найти такой сбалансированный вариант может помочь HRM-система. Как?

Во-первых, с помощью системы можно собирать заявки — сотрудники могут высказать свои пожелания через личный кабинет. Появится понимание, какие бенефиты наиболее актуальны для персонала компании.

Во-вторых, градация сотрудников по категориям позволит предложить набор бонусов, соответствующий возрасту, уровню должности и приоритету.

Кроме того, система может проявить (сделать видимым) текущее состояние дел по соцпакету; обнаружить перекосы, проблемы, которые не видны топ-менеджменту за большими данными, без нужных разрезов и сбора статистики по использованию.

Если соцобеспечение отдано на откуп отдельным сотрудникам, не собирается статистика и не проводится анализ, то через какое-то время можно обнаружить, что ежегодно льготами пользуются одни и те же работники, «приближенные» к соц. отделу. Чтобы этого не произошло, нужно закладывать в систему контролирующие механизмы, которые диктуют однозначность применения и не позволят соц. отделу сделать неверный шаг. А эйчару система в любой момент покажет детальную информацию: фактическое использование, востребованность по категориям, влияние на текучесть.

Но всё это про борьбу при прочих равных. Понятно, что если зарплата не соответствует рынку и не коррелирует с вкладом работника, то никакая компенсация фитнеса или санаторно-курортного лечения не сыграет роли.

Автор статьи предлагает «играть» на опережение — повышать зарплату и продвигать сотрудников в карьере до того, как они соберутся уходить.

Такой подход легко реализовать в небольшой по численности компании. А на предприятиях от 5000 человек появляется опасность возникновения внутренней «войны» за деньги и должности. Чтобы избежать такого развития событий, нужно по максимуму исключить субъективность в подходах к продвижению по карьерной лестнице; построить справедливую систему оплаты, завязанную на результат.

Это можно сделать с помощью создания кадрового резерва и таких инструментов, как управление по целям и КПЭ. И тут опять есть смысл использовать HRM-систему.

Когда принципы формирования кадрового резерва и критерии отбора преемников закреплены на уровне информационной системы, перспективы карьерного роста становятся понятными и прозрачными. А чётко прослеживаемая связь: цель >результат >личный вклад>вознаграждение повышает удовлетворённость сотрудников.

Ещё момент. Общее повышение оплаты труда в России принято проводить централизованно, через индексацию заработной платы. Например, в госкомпаниях, как правило, 1-2 раза в год проводится индексация. Эта функция также есть в нашей системе.

В общем, в выборе методов важно, с какой компанией мы работаем по численности. От этого и зависит, какой набор инструментов системы будет использован.

А главное, идею о том, что работник — самая большая ценность компании, нужно донести до топ-менеджеров. И с помощью HRM-системы создать условия, привлекательные для лучших специалистов рынка труда.

Медосмотры вовремя, дешевле и с меньшими трудозатратами

Медосмотры вовремя, дешевле и с меньшими трудозатратами

Если вы хотите тратить меньше времени на администрирование медосмотров и избежать штрафов при проверках – есть решение!

ALFA hrms в один клик формирует перечень контингентов – профессий и должностей, на которых люди работают с вредными и опасными факторами или выполняют работы, указанные в приказе 302н. Согласование перечней проходит в электронном виде

ALFA hrms знает, кто и когда должен проходить медосмотр. Список лиц для медосмотров программа готовит автоматически.

График медосмотров составляется так, чтобы было дешевле и люди меньше отвлекались от работы. Система синхронизирует медосмотры с отпусками и командировками, учитывает тип графика работы. Например, предложит отправить работника на медосмотр в выходной, а не в рабочий день, если он работает на непрерывном производстве.

Необходимые документы (например, вызов в выходной день и приказ «направление на медосмотр») также формируются автоматически. Факт прохождения медосмотра тут же отражается в табеле. На основании этих данных система знает, как считать оплату (по средней, в двойном размере, если в выходной).

Результаты медосмотров импортируются в систему. Хранится вся история прохождения медосмотров и обследований по каждому сотруднику.

Результат: нет ошибок, медосмотры вовремя, трудозатраты – меньше в разы

3 возможности снизить потери в управлении персоналом

3 возможности снизить потери
в управлении персоналом

Доля затрат на персонал в выручке крупных компаний доходит до 50%. Эти расходы имеют большой потенциал для оптимизации. Трудовые ресурсы используются неэффективно, людям переплачивают за переработки, специалисты тратят много времени на рутину и так далее. Всё это — потери, которых можно избежать, но не все знают, как это сделать.

Расскажем на примерах, как единая автоматизированная система управления HR-ресурсами компании помогает не тратить лишнего и увеличить продуктивность рабочего времени каждого сотрудника.

Первая возможность: использовать готовые
HR-сценарии

Повседневные HR-процессы содержат много рутинных действий: ввод данных, сверка и перенос информации, формирование документов, согласования, контроль соблюдения законов.

В системе ALFA hrms все бизнес-процессы построены по сценариям. Рекрутинг, приём и увольнение, перевод сотрудника и сверхурочные работы, организация выплат, обучение — на любые случаи жизни есть готовые сценарии.

Всё, что нужно сделать HR-специалисту — запустить процесс одним кликом. Ввод информации минимален. Данные, которые можно взять из системы, подтягиваются и разносятся по разным документам автоматически. Для каждого процесса уже заложены цепочки согласований и действия, которые нужно делать по законодательству.

Допустим, переводим сотрудника с одного объекта на другой. Кадровик запускает процесс, а дальше система сама генерирует нужные приказы и распоряжения, подставляя в них необходимые данные. Если у выбранного сотрудника нет допуска или медосмотра для перехода на новый объект — система сообщит об этом

По каждому процессу легко сгенерировать документ, согласовать его в системе со всеми участниками и распечатать бумажную версию уже на финальную подпись.

Скорость выполнения процессов растёт, иногда вместо недели можно сделать всё за 3 часа. Покажем, как это происходит, на примере работы линейных руководителей, которые создают в системе распоряжения со своего рабочего места.

Использование сценариев экономит время, устраняет лишние действия, сокращает количество людей, вовлеченных в процесс. Автоматический контроль нарушений избавляет от штрафов.

Вторая возможность: увеличить продуктивность рабочего времени

Переработки и простои — две ключевые проблемы на больших предприятиях. Нужно обеспечить производство людьми, чтобы не простаивало оборудование, но не переплачивать "лишним" — тем, кто вышел, но оказался не загружен работой.

ALFA hrms умеет рассчитывать потребность в специалистах: сколько, кого и когда выводить на работу. Она использует математические модели, которые учитывают планы производства, статистику прошлых лет, сезонность и тренды.

В нашей практике был такой случай. В медицинской организации оценивали потребность в специалистах, полагаясь на интуицию — 1800 трудочасов часов в месяц по одной специальности. Исходя из этого планировали приём врачей. Моделирование потребности в ALFA hrms показало, что необходимо всего 900 трудочасов. Результат? Сокращение расходов на оплату труда дорогостоящих специалистов в 2 раза.

Зная, сколько и каких специалистов нужно, можно планировать графики работы. Система помогает создать оптимальные графики работы основного и подменного персонала: спланировать работу так, чтобы переработки были минимальными и выполнялись требования законодательства: лимит сверхурочных, отдых 42 часа, количество перерывов и т.д.

Табель учета времени система формирует автоматически с точностью до минуты. В нем учитывается всё — работа в выходные и в вечернее время, замена, отпуск и так далее. На основании табеля насчитывается зарплата и другие выплаты — безошибочно и с указанием основания для каждого платежа. Трудозатраты на табельный учёт благодаря этому снижаются на 50-70%

Когда в компании на нескольких распределенных объектах работает 5 000 человек, сложно составлять графики и корректно заполнять табель рабочего времени. Часто табель заполняют постфактум, а по итогу руководитель видит — у двоих сотрудников чуть ли не 40 часов переработок, а еще пять практически ничего не делали весь месяц

Не выводить лишних людей, не переплачивать за сверхурочные и выходные, не тратить деньги на штрафы - значит, с минимальными затратами использовать возможности своих сотрудников.

Третья возможность: рекрутинг «на будущее»

Эффективный рекрутинг улучшает бизнес-показатели компании. Влияние талантливых сотрудников на результаты бизнеса трудно переоценить. Но за такие кадры высокая конкуренция. Поэтому скорость работы по вакансиям становится решающей.

Как ALFA hrms помогает быстро закрывать вакансии? Система строит прогноз потребности на будущее. Анализирует, на каких должностях больше текучка, сколько человек уйдёт на пенсию, моделирует отток и так далее — и использует эти данные в качестве основы для планов подбора. Это, во-первых, позволяет не нанимать лишних людей, а во-вторых — подготовиться заранее.

Но этого мало. Чтобы подбирать персонал, нужно знать, какими навыками должен обладать каждый конкретный кандидат. Тут на помощь приходит сквозная модель компетенций. В ALFA hrms компетенции, навыки, умения связаны с профилем должности и рабочим местом. Получаем точную картину в привязке к планам развития бизнеса: сколько, кого и когда нужно нанимать.

Рекрутер не формирует требования к кандидатам вручную, а использует профиль должности, который будет заполнен автоматически. Точные требования к вакансии позволяют не тратить впустую силы и время на неподходящих претендентов, и получить качественных кандидатов, которые отвечают потребностям компании.

Повышает скорость подбора и наличие кадрового резерва. Базы данных кандидатов «на будущее» (и внешних, и внутренних) - это готовый пул нужных вам профессионалов с известными компетенциями и опытом. Система сначала подбирает подходящих людей «среди своих», а уже потом ищет на стороне. Кадровый резерв позволяет закрывать ключевые вакансии рекордно быстро.

Следующий аспект - понимание наиболее эффективных каналов привлечения. HR-аналитика позволяет оценить качество и стоимость найма при работе с разными источниками притока кандидатов, и использовать для каждой категории персонала те, которые дают лучшие показатели.

Кроме того, автоматизация снимает нагрузку с рекрутера и бизнеса, освобождая их от рутины. Размещение вакансий из системы, взаимодействие с кандидатами, предварительный отбор резюме, согласования в онлайн, оповещения - всё это происходит проще и быстрее. Бизнес меньше вовлечен, меньше усилий требуется всем участникам, процессы прозрачные и контролируемые.

Система автоматизации не только экономит бюджет на поиск и подбор персонала, но и помогает увеличить доходы, обеспечивая компанию результативными сотрудниками.

В заключение

В этой статье мы привели лишь несколько способов снижения расходов на персонал с помощью автоматизации. Будем продолжать публикации на эту тему. Поговорим про скрытые потери, оптимизацию системы вознаграждений и о том, какую роль может сыграть HR-аналитика в повышении отдачи от инвестиций в людские ресурсы.