Как WFM решает
ТОП-5 проблем бизнеса

Считаете, что программное обеспечение для управления персоналом — дорогая игрушка для кадровиков? Тогда эта статья для вас.

Перед управленцами постоянно встают вопросы: сколько на самом деле нужно персонала и когда, какие сотрудники нужны, как убедиться, что график выходов позволит выполнить производственную программу с оптимальной стоимостью труда? Как предупредить нарушения ТК и минимизировать переработки?

Если бы на эти вопросы было легко ответить, WFM, действительно, были бы не нужны. Но это непросто. Не только из-за того, что надо держать в голове огромный объем данных, но и потому, что надо просчитать множество вариантов и выбрать оптимальный. Это как с навигатором. Мы же не пытаемся в уме выбрать самый быстрый маршрут, а доверяем это программе. Так вот, WFM — что-то вроде навигатора, но в мире управления трудовыми ресурсами. Помогает менеджерам, специалистам ОТиЗ и линейным руководителям принимать верные решения.

Так что умеет WFM, как поможет? Обо всем по-порядку.

Проблема №1. Отсутствует планирование потребности в трудовых ресурсах

Сколько есть рабочего персонала сейчас? А сколько нужно для реализации производственной программы? Кто именно нужен? Даже, если спланировали на год вперед, потребность не обновляется с учетом текущей ситуации (отклонения ожидаемых от фактических заказов, например). Знакомо?

А ведь очевидно — чем точнее посчитали потребность в персонале, тем лучше подготовились: составили оптимальные графики работы, распределили отпуска, спланировали набор или обучение персонала. Чтобы не столкнуться с нехваткой персонала или его избыточным количеством тогда, когда производство не загружено.

Чем поможет WFM? WFM берет данные о рабочей нагрузке из прогнозов, бизнес-планов или производственных программ и превращает их в потребность в людях. Вы знаете необходимую численность и какой именно персонал нужен (профессии, квалификация и навыки). Кроме прочего, знаете, сколько это будет стоить.

Для разных отраслей используют разные математические модели. Модель для медицины преобразовывает пациентопоток в потребность во врачах и медперсонале, а модель для производственного предприятия рассчитает, сколько фрезеровщиков или токарей нужно для выполнения плана.

Посчитали потребность, но не знаете хватает людей или нет? Программа оценит исполнимость плана производства на годовом горизонте. Если персонала недостаточно для закрытия потребности, подскажет, как устранить нехватку — предложит привлечь работников со смежными специальностями, переобучить или нанять.

Проблема №2. Графики работы формируются вручную в Excel

Планирование графиков без использования автоматизированных средств возможно на месяц-два, иногда квартал вперед — нет возможности даже предварительно спланировать на больший период, учитывая текущую загрузку, ожидаемые пики, отпуска, обучение и иные отвлечения.

Во-первых, потому, что нет единой информационной базы. Во-вторых, чтобы синхронизировать потребность с графиками работы и отпусков, да еще и с минимальными переработками, нужны умные алгоритмы. Знаний и интуиции конкретного специалиста тут недостаточно. Ручное планирование в этой связи редко бывает оптимальным. Кроме того, процесс крайне трудоемкий в силу большой численности, наличия разных профессий и квалификаций, сложной организации труда, территориальной распределенности филиалов, разных рабочих условий. Задача усложняется, если шаг планирования — слот времени в течение дня.

Даже если типовых графиков всего несколько, составить графики выхода для каждого сотрудника так, чтобы наиболее эффективно закрыть спрос, почти так же сложно, как навигатору вычислить оптимальный маршрут.

Чем поможет WFM? WFM позволяет перейти от интуиции человека к алгоритмам. Программа с учетом сформированной потребности распределит трудовые ресурсы на объекты производства и сделает это наилучшим образом. При планировании учтет баланс рабочего времени, стоимость труда, нормы трудового законодательства, квалификацию и навыки сотрудников, то есть обработает одновременно огромный массив вводных. Результат — работа без авралов и переработок.

Проблема №3. Отсутствует инструмент оперативного управления изменениями

Прогнозы и планы бесполезны, если вы не можете быстро изменить расписание.

Вот, например, ситуация на заводе. Составили график на месяц. Каждый рабочий предупрежден, каждый мастер участка знает, кто, когда и где будет работать. Но три человека заболели, еще двое попросили отгул. Как оценить обеспеченность производственной программы трудовыми ресурсами в реальном времени? Можно ли дать отгул сразу двоим? А кем заменить заболевших? Надо ли вообще искать им замену?

Часто, особенно на крупных и распределенных предприятиях, данные об отработанных часах/ днях не доступны онлайн. Выбор подмены происходит не из лучших с точки зрения экономики (например, с недоработкой до баланса), а исходя из доступности (выясняется вручную).

Чем поможет WFM? Программа поможет оценить план-факт закрытия потребности. Если надо, предложит подходящую замену — с требуемой квалификацией, действующими допусками и медосмотрами. Покажет доступность подменного персонала, выберет тех, у кого меньше переработок. Преимущества — вы видите происходящее (план-факт, отклонения) в онлайн-режиме и можете принять своевременные решения.

Кроме того, можно оценить и сравнить загруженность персонала и, при необходимости, перераспределить производственные задания. В результате нет ни скрытых простоев одних, когда специалист вышел на работу, но не загружен, ни перегрузок у других. То есть, тем же ресурсом можете сделать больше.

Проблема №4. Невозможно оценить, сколько будут стоить графики

Прежде чем что-то предпринимать, всегда лучше понимать, во что это обойдется. Например, срочный заказ и надо вывести сотрудников сверхурочно. Будет ли это рентабельно и соглашаться ли вообще на этот заказ? Как понять, какой из графиков дороже? Как оценить ФОТ при долгосрочном планировании?

Чем поможет WFM? WFM-решения способны оценить плановую стоимость труда и рассчитать фактические затраты. Причем не только постоянную, но и переменную часть выплат сотрудникам. Зная предстоящие расходы, проще планировать движение денежных средств.

Проблема №5. Несоблюдение трудового законодательства и норм охраны труда

За нарушение норм трудового законодательства и требований охраны труда к ответственности могут привлечь как работодателя, так и руководителя предприятия. Виды наказаний весьма разнообразны: от штрафов, до приостановки деятельности предприятия. В особых случаях возможна уголовная ответственность должностных лиц. Вот почему купирование юридических рисков имеет стратегическое значение.

Чем поможет WFM? WFM автоматически проверяет все действия, будь то сверхурочная работа или перевод сотрудника в другой цех, на соответствие отраслевым стандартам, нормам ТК, условиям заключенного с сотрудником трудового договора. В случае несостыковок, предупреждает о несоответствии, подсказывает (например, при перемещении сотруднику положены другие льготы и компенсации) и предлагает сформировать соответствующие случаю документы.

Кроме того, программа отслеживает наличие и сроки действия сертификатов, напоминает о датах очередных инструктажей и медосмотров. Автоматически рассчитывает дополнительные отпуска, право на льготное пенсионное обеспечение, компенсации за нахождение во вредных условиях труда.

Заключение

WFM — инструмент реального управления. С помощью программы:

  • видите ситуацию в целом;
  • понимаете, что можно сделать;
  • можете оценить стоимость;
  • имеете инструменты планирования и контроля.