Зачем WFM тем,
у кого постоянные графики

Часто слышим: “Производство — не торговля. Графики постоянные и потребность в трудовых ресурсах не меняется годами. Зачем нам WFM?”

Сегодня практически не осталось отраслей, которые не могли бы извлечь выгоду от применения WFM. Однако стереотип “WFM — это про гибкие графики” запечатлен сознанием. А все потому, что впервые системы управления персоналом были применены колл-центрами для оптимизации рабочих графиков. Основным назначением подобных продуктов, действительно, было планирование персонала и эффективный тайм-менеджмент.

Возможности программ со временем расширились и сегодня WFM-системы подобны роботам на сборочной линии — уменьшают любые избыточности и ошибки, устраняют несоответствия, а значит — экономят время и деньги.

Преимущества решений для управления персоналом огромны. И если вы все еще считаете, что WFM — узкоспециализированный инструмент для ограниченного числа пользователей, эта статья для вас.

О’кей, потребность. Так как же ее закрывать?

Пусть промышленность не торговля, но там тоже есть потребность производства, и ее тоже надо закрывать. И точно так же необходимо понимать, сколько и каких специалистов нужно для выполнения производственной программы. И кто бы что не говорил, отклонения тоже есть — месяца пиковых нагрузок (сезонность), срочные заказы, форс-мажоры.

Слишком много персонала — дополнительные расходы, слишком мало может поставить под угрозу выполнение заказов. Значит в нужное время, в нужном месте должно быть доступно нужное количество сотрудников с требуемой квалификацией. Чтобы не получилось так, что заказ встал из-за того, что нет сварщиков определенного разряда.

Плюс проблемы с наймом персонала — промышленность теряет квалифицированные кадры. Основной причиной, по которой предприятия лишаются работников, остается выход последних на пенсию. Молодежь же не стремиться встать к станку, даже если за это хорошо платят. Как показали результаты исследований Института социологии РАН, в представлениях выпускников успешная карьера не ассоциируется с рабочими профессиями.

Чтобы нанимать сотрудников по реальной необходимости и быстрее реагировать на изменения рыночной конъюнктуры, надо уметь точно прогнозировать. Это дает бизнесу возможность смотреть в будущее и предотвращать неожиданные сюрпризы.

Чем раньше и точнее предприятие оцифрует потребность в специалистах, тем лучше сможет подготовиться — спланировать донабор или обучение. Некоторые виды WFM, например, Industrial WFM, обмениваются информацией с производственными системами и планируют потребность в труде в связке с производственными задачами. На год — укрупненно, а чем ближе к дате X, тем детальнее.

И в каждый момент времени понятно, сколько и каких специалистов надо: всего в год, через месяц, завтра.

Даже если графики постоянны, с ними все не так просто

Бытует мнение, что если графики стабильные, то с ними все просто — один раз составил и ничего менять не надо. Графики, как способ шаблонирования рабочего времени, действительно, постоянны. Но не отвечают на вопрос: какие люди, в каком количестве и когда выходят на работу. Типовых графиков немного. Для административного персонала, как правило, используют пятидневную рабочую неделю. Для производств, где действует непрерывный цикл выпуска продукции — графики, устанавливающие работу в 1,2,3,4 смены.

Но если на типовые режимы сменности наложить графики отпусков, обучения и медосмотров, получим сотни индивидуальных расписаний. И вот вам надо расставить людей по сменам и, возможно, по рабочим пространствам (рабочим центрам на заводе, маршрутам — на транспорте, территориальным локациям — в добывающей компании).

Составить эффективное расписание для нескольких сотен человек при ручном планировании невозможно. Вычислительная мощность людей ограничена, а вариантов построения графиков выходов и отпусков — великое множество. Надо учесть сверхурочные, нормы ТК, требования охраны труда, отпуска, медосмотры и много чего еще. А главное — оценить и выбрать из нескольких вариантов расписания лучший. Ведь можно платить сверхурочные, а можно вывести подменный персонал — стоимость сценариев разнится.

Бывает, что предприятие “богатое”, планирование идет с большим запасом и люди простаивают. Стоимость труда в расчет не принимается. Но это скорее исключение, нежели правило. В основном бизнес не может позволить себе такого роскошества.

Так почему на вашем предприятии графики именно такие? А может эффективней выводить людей по-другому?

WFM соотнесет графики выходов с потребностями производства, предложит разные варианты графиков и посчитает их стоимость. По заданным правилам определит, когда и куда вывести людей и как сделать это оптимальным образом. Используя гипотетические сценарии «что, если», можно определить, как реагировать на конкретные ситуации.

Стабильные графики, кажется, все-таки миф

Производственные планы постоянно меняются, да и люди — не роботы: то ковид, то прогулял. Заболел сотрудник или прилетел срочный заказ — надо корректировать графики. Сломался станок — перераспределять людей.

WFM, как панель приборов в автомобиле, проинформирует о текущем состоянии, покажет, какие ресурсы необходимо восполнить. Наглядные интерфейсы в режиме реального времени покажут отклонения (см. рис. 1 и 2).

Рис. 1. Учет потребности в персонале при планировании отпусков.

Рис. 2. Превышение баланса рабочего времени при расчете потребности в персонале.

WFM не только предупреждает о проблемах, но и предлагает компенсирующие мероприятия. Для каждого случая в программе уже есть преднастроенный сценарий. Нужно только выбрать подходящий. Система запустит процессы, предупредит о нарушениях, уведомит сотрудников, сформирует пакет документов.

Программа поможет быстро подобрать людей и составить график выходов. Система хранит в себе логику распределения задач различных типов между работниками на основании их навыков и компетенций. Программа предлагает диспетчеру (начальнику участка) подходящего по навыкам работника автоматически.

Внутри дня тоже все меняется. После того, как потребность была определена и расписания составлены, начинается жизнь. Люди уже вышли по графику, и теперь их потенциал можно использовать по-разному.

Системы WFM могут иметь панель мониторинга, которая позволит вам в режиме реального времени отслеживать текущую динамику и очередь заданий (заявок, заказов). Можно диспетчеризировать сотрудников вплоть до конечных рабочих станций или мест — перекидывать туда, где больше нагрузка.

Рисками, оказывается, можно управлять

Вероятность наступления неблагоприятной ситуации невозможно определить. Поэтому разумнее исключить вероятность наступления рисковых событий. Как это сделать?”

Алгоритмы WFM выполняют автоматическую проверку действий на соответствие закону и правилам работы еще до того, как сценарий будет воплощен в жизнь. Например, программа не даст вывести работника без допуска к оборудованию. А при создании приказа на сверхурочные проверит, не работал ли сотрудник сверх меры в предшествующий день. Результат — нормативы соблюдены, сотрудники прошли обучение и имеют допуски к работе с оборудованием, все документы оформлены.

То есть для команды менеджеров WFM-система — не только средство повышения экономической эффективности, но и инструмент контроля за решениями линейных руководителей.

WFM обеспечивает документальное сопровождение каждого шага: от закрепления за графиком до прохождения медосмотра или инструктажа. При перемещении сотрудника, к примеру, проверит, соответствует ли новый режим работы условиям трудового договора. Если нет, предложит оформить дополнительное соглашение.

Дополнительные преимущества WFM

Автоматизированное управление персоналом имеет множество потенциальных преимуществ для бизнеса, в том числе те, о которых мы уже упоминали. Потенциально это может позволить предприятиям сократить затраты на рабочую силу, повысить эффективность за счет лучшего планирования и обеспечить более высокие стандарты обслуживания.

Перечислить все достоинства программы нет никакой возможности, да и вашего читательского терпения не хватит все это прочесть. Поэтому укажем на последний важный момент.

Несмотря на высокий уровень автоматизации, объем ручных операций на предприятиях по-прежнему остается высоким. Характерные примеры:

  • повторный ввод одних и тех же данных в несколько информационных систем;
  • ручной перенос результирующих данных из одной системы в другую в качестве исходных для дальнейшей обработки;
  • ручной сбор данных или ручное формирование отчетных форм/ шаблонов при высокой повторяемости операций;
  • поиск данных в нескольких системах с целью их сбора, консолидации и подготовки отчетности.

Печально то, что на таких работах заняты весьма квалифицированные сотрудники. И, это отнюдь не разовые, а регулярные работы, являющиеся частью производственного процесса. Так вот автоматизация процессов управления персоналом устраняет большую часть ненужной работы. В результате вы получаете оптимальные рабочие процессы, в которых всем легче ориентироваться. Высвобождается время на то, что действительно важно.

Когда данные импортируются и обрабатываются программой, значительно снижается риск несоответствий, возникающих в результате естественных человеческих ошибок.

Сокращая человеческий вклад в повторяющиеся задачи, компания может сэкономить деньги на заработной плате сотрудников для выполнения рутинной административной деятельности. Компании часто также видят снижение затрат за счет повышения точности данных.

Программа позволяет мгновенно формировать отчетность, используя огромное количество показателей, а значит можно принимать обоснованные решения на основании фактов.

Так зачем использовать WFM для управления персоналом? WFM — это инвестиции в бизнес.