Начало
Однажды мы делали проект на заводе-пятитысячнике. Как часто бывает на крупных предприятиях, на заводе был свой ИТ-отдел и собственные разработки, которые за годы использования «допилили» под малейшие нюансы процессов и пожелания пользователей. И всех всё устраивало, если бы не одно «но», — процессы не были связаны в единую систему.
Каждое подразделение выполняло свои функции, и, как лебедь, рак и щука из басни Крылова, видело только свои приоритеты. Не хватало связующего центра, который координировал бы действия различных служб. Таким центром связи и стала система управления персоналом ALFA hrms.
После внедрения не только работать стало проще, а изменилось качество управления персоналом. Почему это стало возможным? В этой статье рассмотрим принципы, благодаря которым ALFA hrms переводит процессы на новый уровень.
Вовлекает участников на всех уровнях
Всем знакома ситуация, когда половина людей, которые участвуют в управлении персоналом, не охвачены HR-системой. Далеко ходить не надо: вспомните хотя бы, как обратную связь по кандидату на вакансию приходится ждать неделями. Просто потому, что заказчик вакансии отправляет решение по почте или вовсе озвучивает устно. И ему нужно оторваться от дел и потратить время на ответ.
Почему не все участники используют систему управления персоналом? В значительной степени потому, что ПО не предоставляет необходимых возможностей — нет нужной функциональности.
А как у нас? В ALFA hrms есть приложения для всех областей HR и управления рабочей силой. Охватывают все уровни — от стратегии до оперативного управления. Эйчары и бухгалтерия, руководство и линейные менеджеры, ОТиЗ и экономисты могут решать свои задачи. Директор видит ключевые показатели, HRD разрабатывает стратегию, HR-специалисты готовят приказы, планируют обучение и развитие кадров, линейные руководители формируют наряды и создают распоряжения со своего рабочего места. Сотрудники тоже пользуются системой: подают заявки на отпуск, выбирают льготы, узнают изменения в графиках работы.
Информация вносится в местах возникновения, участники видят изменения в онлайне, процессы проходят быстро и без ошибок.
Связывает процессы и службы
Даже когда все участники работают в системе, процессы могут быть организованы по-разному. Зачастую, начиная проект, предприятия фокусируются на отдельных направлениях или автоматизируют функции отдельных служб. Однако в жизни процессы переплетены, хотя за них отвечают разные подразделения.
В ALFA hrms процессы сквозные и связанные.
Рассмотрим на примере модели компетенций. Компетенции у нас в системе понимаются шире, чем это обычно принято. Это всё, что нужно для выполнения работы: навыки, умения, квалификация, допуска, медицинские требования.
Модель компетенций используется, начиная от формирования потребности в персонале и дальше везде. При найме, в обучении, при назначении на работы.
Допустим, требуется монтажник для работы на высоте. Работая в ALFA hrms, рекрутер не формирует требования к кандидатам вручную, а использует профили вакансий, в которые автоматически подтягиваются компетенции. И ищет человека, который подходит по здоровью, а не тратит время на кандидатов, у которых есть противопоказания. А если изменились требования к компетенциям по должности, то и профиль вакансии тут же поменяется.
Система связывает и синхронизирует всё многообразие процессов онлайн. Нет никакой внутренней интеграции, все изменения мгновенны и доступны.
И наш руководитель из предыдущего раздела – звено в процессе рекрутинга. Он получает оповещение, видит данные о кандидате в удобном виде, на ответ у него уходит несколько минут. Результат: мы не упустили хорошего кандидата.
Основное правило звучит так: процессы должны быть взаимоувязаны, т. е. если в одном месте что-то происходит, то в другом — автоматически отражается.
Берёт на себя рутину и контрольные функции
Разработать систему управления персоналом крупного предприятия — сложнейшая задача. ALFA hrms включает референтную модель бизнес — процессов. Это уже функционирующая система с процессами, отлаженными на крупных предприятиях России. Конечно, она кастомизируется под конкретное предприятие. Но «скелет» процессов — заложен.
На все случаи жизни прописаны hr-сценарии. Сценарии построены так, чтобы исполнители теряли минимум времени на выполнение задачи. Всю рутину и контрольные функции система берёт на себя. Пользователь выбирает нужный сценарий, — и запускаются процессы, вовлекаются другие пользователи, направляются оповещения. Все необходимые документы система формирует сама.
Например, при перемещениях сотрудников ALFA hrms отслеживает, соответствуют ли режим работы и условия труда условиям трудового договора. А если нет, предложит оформить доп. соглашение. Дополнительный отпуска, доплаты и компенсации также автоматически будут рассчитаны в соответствии с новым рабочим местом.
А при создании приказа на сверхурочные работы система проверит, не работал ли сотрудник сверхурочно в предшествующий день, и не позволит оформить приказ сверх предусмотренных по ТК РФ 4-х часов сверхурочно за 2 дня подряд.
Использование сценариев унифицирует функции типовых должностей и снижает влияние человеческого фактора. А ТОП-менеджерам помогает избавиться от рутины и заняться стратегическими задачами.
Система, способная контролировать законодательство, непротиворечивость (один отправляет в отпуск, а другой — в командировку), соблюдение внутренних правил организации, значительно облегчает работу и избавляет от штрафов.
Итог — рост эффективности и сокращение расходов
Есть мнение, что к проектам по автоматизации нужно относиться, как к инвестициям. И действительно, неважно, сколько вы потратите денег, — важно, какой эффект получите от внедрения.
Давайте отметим, что меняется, когда используется ALFA hrms:
- Выше качество управленческих решений из-за того, что всё в системе и информация доступна мгновенно
- Процессы протекают быстрее
- Ниже затраты на администрирование из-за того, что рутина на системе
- Меньше ошибок, связанных с человеческим фактором
- Нет штрафов, потому что система контролирует соблюдение ТК
Меняется культура труда и качество управления персоналом в целом. В среднем на промышленном предприятии с численностью более 5000 сотрудников проект внедрения окупается за 1 год.
