Начало
Будущее здравоохранения — интеллектуальные информационные системы, охватывающие все стороны деятельности медицинских организаций.
Внедрение технологий в повседневную работу врачей идет полным ходом: лазерные скальпели, генная терапия, роботы-ассистенты и многое другое.
Цифровизация затронула и процесс организации работы клиник: электронный документооборот, медкарты, электронные рецепты и больничные, онлайн запись на прием.
Появились и программные решения для поддержки управленческих решений.
Когда и сколько врачей нужно, каких специальностей, как распределить нагрузку, во сколько обойдется штат, какие направления клиники наиболее востребованы — на все вопросы поможет ответить WFM.
WFM-решения объединяют массивы коммерческих и HR-данных, облегчают работу по сбору и анализу информации, помогают в выявлении проблем и принятии верных решений. Составляют оптимальное расписание работы врачей, анализируют загрузку персонала и оборудования. Специальные интерфейсы в режиме реального времени выводят подсказки — что проверить и на что обратить внимание (лимит переработок сотрудника приближается к критическому или появилось окно в расписании врача).
Об этих и других возможностях программ этого класса расскажем подробнее.
Поможет понять, сколько врачей нужно
В большинстве клиник планируют вручную. Оценить, можно ли имеющимся штатом достичь запланированной выручки, сложно. Потому что планирование численности должно вестись в привязке к экономическим показателям и с учетом множества факторов: от сезонности до показателя текучести кадров.
WFM автоматизирует процесс. Берет данные о записи из МИС, из программ бизнес-анализа — ожидаемую загрузку по подразделениям и специалистам, из кадровых программ — оргструктуру, штатные расстановки, информацию о сотрудниках. Анализирует, на каких позициях больше текучка, сколько человек выйдет на пенсию и так далее. Учитывает планы, статистику прошлых периодов, сезонность и тренды. В результате получается прогноз потребности на будущее — план по специальностям и подразделениям.
Знание, каких врачей, сколько и когда выводить на работу позволяет лучше подготовиться: спланировать наем или увольнения. В результате людей будет столько, чтобы не простаивали кабинеты и дорогостоящее оборудование и не переплачивать лишним — тем, кто не загружен работой.
Составляет оптимальное расписание врачей
Составление расписания — сложная комбинаторная задача. Сначала нужно состыковать кабинеты и врачей, чтобы в один кабинет не посадить двоих, узнать, какие графики у совместителей, выяснить предпочтения каждого доктора, потом все собрать (обычно это делают на бумаге или в Экселе) и перенести в МИС. А если, например, врач заболел — как быстро перестроить расписание и найти замену?
Получается долго, трудоемко и не самым лучшим образом. Просто потому, что вручную невозможно просчитать несколько сотен комбинаций расстановки и выбрать из них оптимальную — чтобы численность и состав персонала соответствовали потоку пациентов, переработки были минимальными и не нарушался трудовой кодекс.
WFM поможет спланировать выход сотрудников под потребность, рассчитать оптимальную продолжительность смен и количество персонала. Например, терапевтов выставить так, чтобы они перекрывали все время работы клиники. Узких специалистов вывести в удобное для пациентов время, перекрывая пики посещаемости. Сформировать рабочие связки смежных специалистов, чтобы клиенты могли в день обращения провести исследования, необходимые для постановки диагноза.
Алгоритмы переберут все возможные варианты расстановки и выдадут сбалансированное и оптимальное расписание.
Позволяет управлять загрузкой кабинетов
В МИС нет понятия занятости кабинета (пустой/занятый). Соответственно, непонятно, когда и какие кабинеты заняты, а когда простаивают.
С помощью WFM можно управлять загрузкой рабочих пространств и оборудования. При планировании программа учтет график работы кабинетов, периоды простоя (ремонт, санитарная обработка), графики работы врачей и их специализацию (для каждого кабинета задается перечень специальностей, для которых он пригоден).
Например, доктор может иметь несколько сертификатов по разным специальностям, и в одну смену может их совмещать. Программа понимает, что для вывода врача необходим кабинет, в котором можно работать по двум специальностям — ЛОР и терапевт.
Данные обновляются в онлайн-режиме — нет риска запланировать двух врачей в один кабинет. В результате кабинеты и оборудование загружены с максимальной эффективностью.
Планирование — да! А что еще?
Обеспечивает актуальной информацией. Мечта любого управленца — получать данные ежедневно, а еще лучше — в режиме онлайн, чтобы быстро, а, порой и молниеносно, реагировать на возникающие изменения. В программе достоверная аналитика доступна в пару кликов. Надо только настроить свой набор коэффициентов и сигнальных показателей, которые будут отражать текущее положение дел.
Отчеты покажут число пациентов и оказанные каждым доктором услуги, сколько выставленных часов утилизировали в приемы, какова утилизация кабинетов. Данные можно фильтровать по группе врачей, по конкретному сотруднику, должности, подразделению и любым другим параметрам.
Помогает в оперативном управлении. В случае отгула или болезни сотрудников WFM поможет быстро изменить расписание, перераспределить задачи на других подходящих специалистов. При подборе замены программа предложит наиболее подходящих — с требуемой квалификацией и навыками, действующими сертификатами, лучшим балансом рабочего времени. Такое возможно потому, что программа хранит всю необходимую информацию о работниках и о том, что от них требуется. Знает специальность и категорию, доступность и режимы работы, предпочтения, плановые отсутствия, баланс рабочего времени и другие характеристики, необходимые для планирования.
Осуществляет автоматический контроль нарушений. При большой численности соблюсти все требования законодательства сложно. Можно не заметить, что у кого-то из врачей больше смен, чем нужно, или кому-то поставили 2 смены подряд — и нарваться на штрафы.
Программа за счет умных алгоритмов автоматически отслеживает соответствие нормам (ТК, Роспотребнадзора, Минздрава, Росздравнадзора, СанПина), предупреждает об отклонениях, блокирует недопустимые действия — например, не позволит вывести рентгенолога, если у него нет допуска для работы с оборудованием.
Автоматический контроль избавляет от штрафов.
Помогает с документооборотом. Не беспокойтесь о составлении документов. Программа создаст проект документа, заполнит (приказы, договоры, доп. соглашения, табели) — все, как требует законодательство.
Результаты внедрения
Рост операционной эффективности. Использование WFM позволяет минимизировать потери, связанные с простоями персонала или переработками в периоды пиковых нагрузок. В среднем клиенты отмечают снижение доли ФОТ в выручке на 5-9 процентов.
Повышение точности данных. Всем свойственно ошибаться, особенно если обрабатываешь гору данных из разрозненных источников информации. Согласно исследованиям, бизнес теряет порядка 30% прибыли из-за ошибок и неправильных или несвоевременных решений. Когда данные импортируются автоматически и обрабатываются программой, риск ошибок значительно снижается. Кроме того, WFM стандартизирует процессы, что особенно актуально для организаций имеющих филиальную сеть. Вам не надо снова и снова изобретать велосипед — новое подразделение начинает работать в той же единой системе по уже существующим правилам.
Компании часто видят снижение затрат за счет повышения точности данных.
Высвобождение времени. Автоматизация HR-процессов минимизирует затраты усилий и времени на выполнение рутинных действий. Например, нужно перевести 1000 человек. WFM позволяет сделать это в 2 клика. При том должностные инструкции и прочие документы (приказы, доп. соглашения к договорам и прочие) будут сформированы автоматически. Вот еще примеры — изготовление приказа на изменение графика работы для 100 сотрудников займет не более 5 минут. Составление расписания сократится с нескольких дней до нескольких часов.
Повышение эффективности персонала и оборудования. Программа дает возможность видеть в режиме реального времени загруженность любого врача и кабинета выбранного отделения. При записи новых пациентов можно перераспределять нагрузку с более загруженных участков и врачей на менее загруженные. Грамотное планирование нагрузки позволяет увеличить пропускную способность клиники.
Создание привлекательных условий для персонала, снижение текучести квалифицированных кадров. Удобный график — самый простой способ повысить лояльность сотрудников. О том, как упрочить лояльность с помощью WFM, подробнее читайте в статье: Неожиданные инструменты для формирования лояльности сотрудников>>
Улучшение качества пациентского сервиса. Расписание формируется под потребности пациентов — клиентам проще записаться к нужному врачу. Исключены накладки — врач в отпуске, а запись на него ведут или нужные врачи выставлены не в то время.
Вывод
WFM позволяет делать больше с меньшими затратами: меньше времени, меньше денег, меньше людей, меньше ошибок.
