Расписание клиники — от планирования вручную до непрерывной оптимизации

Начало

Обращаясь за медицинской помощью в клинику, рассчитываешь получить ее быстро и в полном объеме — вне зависимости от приведшей туда проблемы. Для того, чтобы это было возможно, в медцентре всегда должно быть достаточное количество врачей разных специальностей.

Так вот, правильно выстроенное расписание — краеугольный камень эффективной работы медцентра и ключ к его полной загрузке. Требуется тщательное планирование, чтобы обеспечить клинику врачами базовых специальностей на все время работы, грамотно сформировать рабочие связки смежных специалистов.

Задача усложняется, если врачи ведут смешанные приемы (кардиолог/ функциональный диагност) или специалистов ротируют между структурными подразделениями, привлекают для работы внутренних и внешних совместителей.

Способы планирования и оптимизации расписания

Составить расписание — это учесть много факторов и условий (зачастую приходится принимать во внимание десятки переменных планирования и ограничений), не допустив при том коллизий: врач заболел, а на него планируют.

В одних клиниках — расписание с четко заданными днями и специалист точно знает, когда он будет работать каждую неделю. В других — гибкая политика планирования. Постоянные сотрудники и совместители варьируют время начала и окончания рабочего дня, а иногда даже выбирают дни, в которые будут работать. Однако, возможности для оптимизации имеются в обоих случаях.

Оптимизация расписания — стратегическая задача для большинства клиник. Под «оптимизацией» понимаем максимально эффективное использование трудовых ресурсов, при котором можно получить максимум эффективности при минимуме издержек.

Как это обычно происходит? Рассмотрим два общеизвестных подхода.

Ручная оптимизация

Ручное планирование — распространенный подход. Эксперт на базе неких правил работы клиники создает расписание врачей и планирует их расстановку по рабочим пространствам. Процесс этот интуитивный. Почему из сотни, а то и больше, вариантов расстановки врачей по кабинетам он выбрал именно тот, который заложил в расписание, другим неизвестно. При таком подходе принято полагаться на опыт специалиста, его экспертизу. То есть, если к планированию привлечь другого человека, результат может оказаться иным. Вариативность, отсутствие строгих правил, да и что там — ограниченные вычислительные способности людей приводят к разного рода недочетам: например, администратор может не заметить свободные слоты времени и начать планировать на следующую неделю.

Расписание — продукт живой. Люди, хоть и врачи, болеют, что-то случается, отменяется и так далее. Менеджеры тратят большую часть времени на внесение изменений в графики, а не на их оптимизацию.

Получается, ручной способ — не самый эффективный. Преимущество подхода только в том, что люди могут принимать субъективные и зависящие от контекста решения. При возникновении событий использовать информацию, которой нет ни в одной базе данных — потому что коллега в курилке только что сказала.

Ах, ну да! Еще довод — «Зачем что-то менять, если все и так работает!». Но вопрос-то в другом — как работает и как может работать)) Об этом — ниже.

Автоматическая оптимизация

Чтобы помочь менеджерам найти лучшие варианты среди бесконечного числа возможных решений, используют специальный софт. Автоматизированная система — это метод использования алгоритмов и правил планирования.

Алгоритмы обрабатывают огромные объемы данных и делают это быстрее и точнее, чем когда-либо мог сделать человек. Определяют лучшее решение из многих комбинаций потенциальных решений. А тщательно настроенные правила планирования предотвращают возникновение ошибок.

Сформулируем несколько ключевых характеристик, которые отличают автоматизацию и дают ей значительные преимущества.

#Точность. Алгоритмы могут охватить сложность и многообразие реального мира, где все постоянно меняется и обработать все имеющиеся вводные в полном объеме — это сотни критериев. Что дает возможность строить точные модели для принятия решений.

#Скорость. Программа способна за несколько минут создать то, на что люди тратят несколько часов в день, например, составить расписание. При этом можно быть уверенным, что еще на этапе планирования алгоритм учтет все возможности для оптимизации. Внести изменение в графики работы, смен, отпусков, дежурств в буквальном смысле — минутное дело. Пара кликов — и рабочий день поменяли местами с выходным, перенесли из одного графика в другой. Всю рутину и контрольную функцию машина берет на себя: при выборе пользователем нужного сценария, проверит нестыковки и, если нет нарушений, отправит оповещения другим участникам, автоматически сформирует документы.

#Единый источник достоверных данных. При планировании, как правило, используют обширные данные о сотрудниках. Если вы работаете с разрозненными системами — а так у большинства — вы знаете, как сложно собрать нужную информацию воедино и не накосячить. В современных HR-системах применяют цифровой профиль сотрудника. В нем все: стаж, навыки, квалификация, допуска, ограничения, отметки о пройденном обучении, актуальный баланс часов и прочее. Его используют везде, начиная от формирования потребности в персонале и дальше: при найме, в обучении, при назначении на работы.

#Проактивное планирование. Планирование нужного количества специалистов в нужное время в нужном месте означает, что клиника не только сокращает расходы на избыточный штат, но и лучше планирует всплески спроса.

#Моделирование. Необязательно проверять на практике то, что можно протестировать в виртуальной среде. Например, программа способна оценить стоимость затрат на труд. И не только постоянную, но и переменную часть выплат. Можно просчитать, во сколько обойдутся предстоящие изменения — проверить, как изменение схемы окладов, тарифных ставок, доплат, премий или надбавок повлияют на ФОТ и сравнить любое количество сценариев.

#Доступ к данным в режиме реального времени. Онлайн информация о работниках, будь то табель или отклонения от графика (сверхурочные, перенос выходного, перемещения) — возможность быстро и эффективно реагировать на неожиданные изменения.

#Продуманная аналитика и умные подсказки. Программа может информировать администратора об отклонениях, например, переработках, и оповещать о свободных слотах времени в расписании. Формировать шорт-лист сотрудников для поиска замены. Отслеживать заполнение расписания в разрезе кабинетов и сотрудников и предупреждать, если расписание стремится к наполнению. Посредством аналитики показывать наименее востребованные направления и недогруженных специалистов.

Административная работа стала проще, чем когда-либо.

Вместо вывода

Заметьте, алгоритмы сейчас повсюду: оценивают нашу кредитоспособность, сортируют новостную ленту, оптимизируют маршруты поездок. Они настолько прочно вошли в обыденную жизнь, что мы даже не задумываемся о них, но извлекаем выгоду из эффективности, которую они приносят.

Вот и в вопросе управления персоналом не хочется говорить о проблеме выбора — человек или машина. Речь про комбинацию технологий и человеческих соображений. Машины могут обрабатывать данные быстрее, выявлять закономерности — и это огромная помощь, эффект синергии, усиленного интеллекта. В конечном счете, ответственность за результат алгоритмов всегда несет человек. Желаемых результатов можно достичь только в том случае, если люди вносят правильные данные и устанавливают корректные правила.