Метка: Alfa-hrms

Начало

Все работодатели обязаны формировать график отпусков.

Составить документ так, чтобы он всех устроил да еще и бился с планами производства, сложно. Еще сложнее — оперативно управлять изменениями: переносами дат, отзывом из отпуска, его продлением или переносом из-за больничного, когда на предприятии работает несколько тысяч человек.

Для оперативного управления изменениями добавили специальный интерфейс — диспетчерскую доску. Разберем, кому от этого стало легче и освежим в памяти другой функционал модуля «Планирование и управление графиком отпусков».

Диспетчерская доска — инструмент контроля и оперативного управления отпусками. Представляет собой сводный интерфейс из нескольких источников данных, в том числе личных кабинетов сотрудников. Отражает всю информацию по плановым и внеплановым отпускам на заданный период: количество дней до отпуска, даты, переносы, изменения длительности. С помощью удобных фильтров можно быстро посмотреть, кто есть в графике, кто только принят, кто идет в отпуск в ближайшую неделю, месяц…, кто уже в отпуске, в том числе вне графика и прочее.

Отражает статус заявления — видите онлайн, кто согласовал, кто нет, а где уже оформлен приказ. Одним словом, вы всегда в курсе изменений и не упустите из виду нюансы.

Но это еще не все. Диспетчерская доска — не только инструмент контроля, но и “пульт управления”. Вы можете запустить отсюда необходимое в моменте действие — например, сформировать приказ на отпуск, отправить уведомление, рассчитать отпускные. Для каждого случая предусмотрен преднастроенный сценарий. Нужно только выбрать подходящий. Программа запустит процесс, проверит на нарушения и нестыковки, оповестит о несоответствиях, автоматически сформирует необходимые документы.

Посмотрите видео обзор — рассказываем, какие данные предоставляет диспетчерская доска для принятия решений и какие действия может выполнить “кадровик” из этого интерфейса.

Коротко о других возможностях модуля

Модуль можно адаптировать под потребности конкретной организации — настроить работу исходя из правил, принятых в компании.

Дочитавшим до конца — бонус!

Бонус: Памятка «Кому из работников предоставлять отпуск в удобное время»

Независимо от стажа работы в компании

Стаж работы в компании не менее 6 месяцев

Начало

В 2020-м году начинается переход на электронные трудовые книжки. Уже с 1 января работодатели должны передавать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в информационную систему ПФР.

В последней версии ALFA hrms появилось обновление — возможность вести трудовые книжки в электронном виде. Поскольку все кадровые приказы пользователи создают и согласовывают в ALFA hrms, сведения для электронных трудовых книжек система собирает сама.

Сдать отчёт СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности сотрудников) теперь тоже можно с помощью нашей системы.

В список для формирования отчёта попадают сотрудники, по которым было кадровое движение (приём, увольнение и т. д.) в электронной трудовой книжке за отчётный период, и те, кто написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки. Для удобства пользователей в списке видны пометки, по какой причине сотрудник попал в список.

Из интерфейса списка сотрудников можно получить справку СТД-Р с информацией о трудовой деятельности на последнем месте работы.

Эти изменения помогут вам выполнить требования законов и сделают вашу жизнь немного проще.

Начало

Зарплата сотрудника, как известно, состоит из двух частей: постоянной и переменной — премий, процентов, бонусов.

Соотношение фиксированной и переменной частей ТК не регулирует — вопрос отдали на откуп работодателям, которые, в свою очередь, ориентируются на отраслевую специфику, вклад каждого сотрудника и прочие факторы.

Однако какой бы ни была пропорция, важно другое — составить точный и прозрачный бюджет расходов на персонал. И постоянную-то часть спланировать не всегда просто. Потому что и ночные, и надбавки, и переработки надо учесть. Что уж про переменную говорить, когда она может составлять чуть ли не половину зарплаты и зависеть от множества показателей — встречали компании, где их было шестьдесят.

Почему важна точность? Чтобы избежать кассовых разрывов — зная предстоящие расходы, финансисты смогут планировать движение денежных средств. Не допустить перерасхода средств, отследить прибыльность конкретных проектов. И вообще, прежде, чем что-то предпринимать, всегда лучше понимать, во что это обойдется. Вот, например, на промышленных предприятиях ФОТ производственных рабочих входит в прямые издержки и полностью ложится на себестоимость продукции. Получается, некорректный прогноз может повлечь за собой целую череду ошибок.

Сложности бюджетирования затрат на персонал

Постоянная составляющая хоть и не изменяется при увеличении или спаде объема производства, имеет свои нюансы расчета. Например, рабочие каждую смену могут выполнять разные работы, которые оплачиваются по-разному. Иногда даже в рамках одной смены работать на нескольких участках. А если на предприятии 5 тыс. человек, представляете, каково это посчитать?

С переменной частью еще сложнее. Ее размер может зависеть от множества факторов. Тут и привязка к индивидуальным результатам работы, и к финансовым результатам компании — на что хватит фантазии работодателя. Цели, к слову, могут быть выставлены как непосредственно сотруднику, так и отделу (цеху), филиалу и даже компании в целом. Оценить размер поощрительных выплат в таких условиях — трудоемкая задача.

Что делать?

Все давно придумано. В ALFA HR расчет ожидаемого ФОТ, постоянной и переменной его частей, ведется с учетом грейдов, уровней окладов, тарифных сеток, коэффициентов и надбавок. У вас может быть любая система премирования: от прямого плана выплат до сложного — с пропорциональными критериями или вложенными уровнями целей. Система поможет точно спланировать ФОТ при составлении бюджета. Даже если работник или группа работников связаны не с одним, а несколькими планами вознаграждения.

Рис. 1. Пример привязки сотрудников к разным планам вознаграждения

А ситуационный анализ типа «Что, если…?» поможет и вовсе рассчитать и проанализировать несколько сценариев развития событий: от самого негативного до реалистичного.

Как это работает

В стандартной поставке ALFA HR представлены алгоритмы для выполнения различных задач планирования. Настроить алгоритмы по индивидуальным параметрам можно непосредственно в интерфейсе. Это удобно, потому что позволяет не переписывать программный код каждый раз, как что-то меняется, например, концепция премирования. Изменения проводятся буквально за “пару кликов”.

При внедрении изменений, программисты не нужны — осуществить настройку алгоритма под силу и команде поддержки.

Рис. 2. Панель настройки параметров

Ну и сроки — согласитесь, “клик по кнопке” несопоставим со временем, потраченным на написание ТЗ, программного кода и последующее внедрение))

Ради чего вообще это все?

Все просто: чтобы повысить точность планов и качество бюджетирования, сократить время планирования.

Начало

Чтобы составить эффективные производственные графики для предприятия с большим штатом и многосменным режимом работы, нужно учесть множество параметров: потребность в персонале по периодам, производственный циклы, график отпусков, режимы работ, производственный календарь, нормы времени, праздничные и нерабочие дни, переносы выходных дней, расходы на оплату труда и многое другое. Неоптимальные графики влекут за собой переплаты за переработки и простои, штрафы за нарушения ТК РФ, да и работники будут недовольны.

Расскажем о том, что нового появилось в системе ALFA hrms для того, чтобы тем, кто планирует графики, стало легче работать, а сами графики стали более сбалансированными.

1. Формирование графиков на год можно переложить на HR — систему

Чтобы формировать графики, надо сначала настроить алгоритмы. В ALFA hrms можно создавать сложные производственные циклы с разным временем начала и окончания смены с учётом различных видов перерывов в работе (например: время приема/передачи смены, для обогрева и отдыха, обед и пр.) и затем тиражировать их на весь год.

Теперь составлять графики стало ещё проще. Если в производственном цикле изменений не было, то после загрузки праздничных/нерабочих дней можно в один клик запустить процесс обновления графиков на текущий год или формирования новых на следующий.

Пользователю остаётся только проанализировать результаты планирования и при необходимости их сбалансировать.

2. Добавили сценарии балансировки графиков

В системе появились новые сценарии балансировки рабочего времени: с использованием подменной смены или с разным шагом цикла рабочих смен с учётом графика отпусков. Учитывать или нет при планировании смен предпраздничные дни, сокращать их или нет, учитывать ли переносы выходных дней и так далее, — достаточно один раз настроить параметры под каждый вид графика, и система будет учитывать их при балансировке. Если бизнес не меняется, не вводятся новые производственные линейки, то система будет использовать эти параметры в автоматическом режиме.

3. Появились новые возможности для оптимизации графиков на этапе планирования

Когда ситуация постоянно меняется, когда графики гибкие или сезонные, нужно ещё на этапе планирования графиков понимать, насколько оптимально они построены относительно потребности в персонале (закрывается потребность или нет, есть резерв или нет), есть ли нарушения ТК РФ, укладываются ли сверхурочные в лимит и т.д. С обновлённым интерфейсом составитель графика сразу видит, сколько при текущем планировании будет праздничных рабочих дней с двойной оплатой, сколько работы в вечернее и ночное время, сколько будет сверхурочных часов, есть ли недоработки до баланса. Информация стала более наглядной и доступной для анализа.

4. Удобная ручная корректировка графиков

Иногда встречаются ситуации, когда нужно что-то поменять в графиках, сделать разовые корректировки и их нельзя алгоритмизировать, тогда это делается вручную. Мы обновили интерфейс ручной балансировки, чтобы можно было рабочий день поменять местами с выходным в пару кликов или перенести из одного графика в другой, из одной недели в другую, — множество вещей, которые просто упрощают работу, а значит, улучшают качество планирования рабочего времени.