Автор: admin

Начало

Изменение оплаты труда предполагает большую работу администрации, юристов, специалистов ОТиЗ и кадровиков. Подготовка изменений штатного расписания, положения об оплате труда, доп. соглашений с работниками к каждому трудовому договору — это тысячи трудочасов, куча экселек с расчетами и тонны бумаги. Особенно, если речь про многотысячное предприятие.

А если сложная система выплат: грейды, надбавки, тарифные ставки? Оперативно просчитать изменения, проверить, как они повлияют на ФОТ, сравнить несколько вариантов, понять, какой вариант дороже, просто невозможно. А чем точнее предприятие просчитает бюджет, будь то индексация или изменение штатного расписания, тем рациональнее сможет распорядиться финансовыми средствами.

Мы озадачились тем, чтобы улучшить функциональность системы. Теперь пользователи могут моделировать любые изменения оплаты труда в несколько кликов. Можно предварительно оценить предстоящие изменения — проверить, как изменение схемы окладов, тарифных ставок, доплат, премий или надбавок повлияют на ФОТ и сравнить любое количество вариантов. Подготовить проекты изменений штатного расписания и приказов на ввод изменений в действие, проекты доп. соглашений к трудовым договорам.

Как было раньше

Изменение оплаты труда — комплексная задача. Предварительные расчеты, выбор оптимального сценария изменений, согласование — все это пользователь проводил вне системы — с помощью Эксель и бумаги. Потом вручную фиксировал изменения (тарифных ставок, премий, окладов или коэффициентов индексации) в штатном расписании.

Как работает теперь

Раньше — система учитывала результат, а теперь — помогает его проектировать. Весь процесс — от моделирования изменений до подготовки документов перенесли в систему.

С помощью плановых проектов можно рассмотреть несколько вариантов изменений, оценить, как они отразятся на ФОТ. Применить их к разным штатным единицам, подразделениям, профессиям — параметры могут быть любые.

Процесс согласования функциональными службами теперь тоже в системе — удобно отслеживать внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени.

Согласованные нововведения легко внедрить — буквально нажатием одной кнопки. Изменения автоматически запишутся в:

схемы окладов;

тарифные сетки;

штатное расписание;

личные карточки (после подписания доп. соглашений).

Предусмотрели возможность откатить изменения, если обнаружили ошибку.

Для удобства пользователей дополнили интерфейсы. Теперь в карточках наглядно отражены значения до и после изменений (см. рис. 1 и рис. 2).

Рис.1. Проект изменений оплаты труда. Закладка “Изменение схем окладов”

Рис.2. Проект изменений оплаты труда. Закладка “Штатные единицы, по которым есть изменения оплаты труда”

После загрузки нововведений система автоматически формирует проекты приказа об изменении штатного расписания и доп. соглашений к трудовому договору, оповещает сотрудников об изменении оплаты.

На что повлияли доработки:

Во-первых, можно выбрать действительно лучший вариант. Система точно оценит альтернативные варианты. При том влияние человеческого фактора минимизировано — программа исключает риски просчетов из-за недостаточного внимания сотрудников.

Во-вторых, освободили специалистов от рутинных ручных операций. Надеемся, это скажется на эффективности их работы))

В третьих, можно быстро получить информацию о текущем положении дел, причем, за любой период времени (система хранит историю изменений) и быстро подготовить большой объем проектов документов.

Начало

Точное планирование трудовых функций и компетенций в HR-модели предприятия

В ALFA hrms добавлен новый механизм профилирования должностей.

Это объект системы, описывающий, что входит в должностные обязанности. а также какие навыки применяются и как идет взаимодействие с другими должностями.

В профиль должности входят:

• Описание рабочих действий
• Компетенции и навыки
• Данные по оплате
• Взаимодействие между должностями
• Классификация должностей

Для удобства использования на разных уровнях организации предприятия профили должностей делятся на несколько уровней, включая профстандарты, отраслевой профиль должности, корпоративный и т.д.

Чем профили должности полезны организации?

Управление кадровыми ресурсами, а не штатным расписанием. Штатные единицы и требования теперь опираются на профиль должности. Даже если на одной штатной единице существуют должности, где по-факту выполняется разная работа. Теперь эти данные не путают и не теряются.

Теперь можно видеть все цепочки бизнес-процессов. В профилях должности отражены все рабочие задачи. В них отражены обобщенные трудовые функции, локальные трудовые функции, конкретные трудовые действия. Например при создании нового подразделения стало возможным сразу не выходя из системы спрогнозировать все процессы в новом департаменте, оценить в цифре недостаток тех или иных компетенций, принять соответствующие решения по найму и/или обучению.

Должностные инструкции формируются автоматически. ALFA hrms берет всю информацию из профиля должности. Учитывается информация по рабочим обязанностям, требуемым навыкам, рабочим взаимодействиям. Опираясь не на штатную единицу, а на профиль должности, инструкции точно описывают задачи, которые сотрудники делают на рабочем месте.

Программы обучения под задачи бизнеса. Благодаря разделению профилей должностей от отраслевых до индивидуальных, можно формировать модели компетенций как на все предприятие, так и по подразделениям и выполняемым задачам. Например единая компетентностная модель для всего подразделения, департамента продаж, группы работы с иностранными клиентами, компетенции ведущего специалиста.

Системное управление кадровым резервом. Благодаря тому, что по каждой должности существует детально измеримая компетентностная модель, включающая как личностные навыки, так и профессиональные, а также конкретные трудовые умения. Формировать программы развития теперь возможно точнее.

Эффективный подбор кадров. Составление вакансий, опирающихся на точные данные из профиля должности помогают всегда точно сформулировать требования к кандидатам на занимаемую позицию. Также — убирают риск разночтений в требованиях со стороны заказчика и рекрутера.

Профиль должности был недостающим звеном на пути полного описания деятельности организации в информационной системе. Благодаря его появлению мы можем управлять полной HR-моделью предприятия.

Другими словами с уровня управления на уровне оргдизайна мы переходим к управлению рабочими процессами.

Профили должности имеют свой жизненный цикл. Также как и другие документы проходят процесс согласования, утверждения и применения. Всегда есть возможность обратиться к прошлым версиям на любую дату. Мы получаем полноценный процесс управления изменениями орг дизайна предприятия

Для облегчения работы готовые профстандарты, на которых базируются профили должности, можно загружать с сайта Минтруда.

Начало

Все работодатели обязаны формировать график отпусков.

Составить документ так, чтобы он всех устроил да еще и бился с планами производства, сложно. Еще сложнее — оперативно управлять изменениями: переносами дат, отзывом из отпуска, его продлением или переносом из-за больничного, когда на предприятии работает несколько тысяч человек.

Для оперативного управления изменениями добавили специальный интерфейс — диспетчерскую доску. Разберем, кому от этого стало легче и освежим в памяти другой функционал модуля «Планирование и управление графиком отпусков».

Диспетчерская доска — инструмент контроля и оперативного управления отпусками. Представляет собой сводный интерфейс из нескольких источников данных, в том числе личных кабинетов сотрудников. Отражает всю информацию по плановым и внеплановым отпускам на заданный период: количество дней до отпуска, даты, переносы, изменения длительности. С помощью удобных фильтров можно быстро посмотреть, кто есть в графике, кто только принят, кто идет в отпуск в ближайшую неделю, месяц…, кто уже в отпуске, в том числе вне графика и прочее.

Отражает статус заявления — видите онлайн, кто согласовал, кто нет, а где уже оформлен приказ. Одним словом, вы всегда в курсе изменений и не упустите из виду нюансы.

Но это еще не все. Диспетчерская доска — не только инструмент контроля, но и “пульт управления”. Вы можете запустить отсюда необходимое в моменте действие — например, сформировать приказ на отпуск, отправить уведомление, рассчитать отпускные. Для каждого случая предусмотрен преднастроенный сценарий. Нужно только выбрать подходящий. Программа запустит процесс, проверит на нарушения и нестыковки, оповестит о несоответствиях, автоматически сформирует необходимые документы.

Посмотрите видео обзор — рассказываем, какие данные предоставляет диспетчерская доска для принятия решений и какие действия может выполнить “кадровик” из этого интерфейса.

Коротко о других возможностях модуля

Модуль можно адаптировать под потребности конкретной организации — настроить работу исходя из правил, принятых в компании.

Дочитавшим до конца — бонус!

Бонус: Памятка «Кому из работников предоставлять отпуск в удобное время»

Независимо от стажа работы в компании

Стаж работы в компании не менее 6 месяцев

Начало

В 2020-м году начинается переход на электронные трудовые книжки. Уже с 1 января работодатели должны передавать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в информационную систему ПФР.

В последней версии ALFA hrms появилось обновление — возможность вести трудовые книжки в электронном виде. Поскольку все кадровые приказы пользователи создают и согласовывают в ALFA hrms, сведения для электронных трудовых книжек система собирает сама.

Сдать отчёт СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности сотрудников) теперь тоже можно с помощью нашей системы.

В список для формирования отчёта попадают сотрудники, по которым было кадровое движение (приём, увольнение и т. д.) в электронной трудовой книжке за отчётный период, и те, кто написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки. Для удобства пользователей в списке видны пометки, по какой причине сотрудник попал в список.

Из интерфейса списка сотрудников можно получить справку СТД-Р с информацией о трудовой деятельности на последнем месте работы.

Эти изменения помогут вам выполнить требования законов и сделают вашу жизнь немного проще.

Начало

Зарплата сотрудника, как известно, состоит из двух частей: постоянной и переменной — премий, процентов, бонусов.

Соотношение фиксированной и переменной частей ТК не регулирует — вопрос отдали на откуп работодателям, которые, в свою очередь, ориентируются на отраслевую специфику, вклад каждого сотрудника и прочие факторы.

Однако какой бы ни была пропорция, важно другое — составить точный и прозрачный бюджет расходов на персонал. И постоянную-то часть спланировать не всегда просто. Потому что и ночные, и надбавки, и переработки надо учесть. Что уж про переменную говорить, когда она может составлять чуть ли не половину зарплаты и зависеть от множества показателей — встречали компании, где их было шестьдесят.

Почему важна точность? Чтобы избежать кассовых разрывов — зная предстоящие расходы, финансисты смогут планировать движение денежных средств. Не допустить перерасхода средств, отследить прибыльность конкретных проектов. И вообще, прежде, чем что-то предпринимать, всегда лучше понимать, во что это обойдется. Вот, например, на промышленных предприятиях ФОТ производственных рабочих входит в прямые издержки и полностью ложится на себестоимость продукции. Получается, некорректный прогноз может повлечь за собой целую череду ошибок.

Сложности бюджетирования затрат на персонал

Постоянная составляющая хоть и не изменяется при увеличении или спаде объема производства, имеет свои нюансы расчета. Например, рабочие каждую смену могут выполнять разные работы, которые оплачиваются по-разному. Иногда даже в рамках одной смены работать на нескольких участках. А если на предприятии 5 тыс. человек, представляете, каково это посчитать?

С переменной частью еще сложнее. Ее размер может зависеть от множества факторов. Тут и привязка к индивидуальным результатам работы, и к финансовым результатам компании — на что хватит фантазии работодателя. Цели, к слову, могут быть выставлены как непосредственно сотруднику, так и отделу (цеху), филиалу и даже компании в целом. Оценить размер поощрительных выплат в таких условиях — трудоемкая задача.

Что делать?

Все давно придумано. В ALFA HR расчет ожидаемого ФОТ, постоянной и переменной его частей, ведется с учетом грейдов, уровней окладов, тарифных сеток, коэффициентов и надбавок. У вас может быть любая система премирования: от прямого плана выплат до сложного — с пропорциональными критериями или вложенными уровнями целей. Система поможет точно спланировать ФОТ при составлении бюджета. Даже если работник или группа работников связаны не с одним, а несколькими планами вознаграждения.

Рис. 1. Пример привязки сотрудников к разным планам вознаграждения

А ситуационный анализ типа «Что, если…?» поможет и вовсе рассчитать и проанализировать несколько сценариев развития событий: от самого негативного до реалистичного.

Как это работает

В стандартной поставке ALFA HR представлены алгоритмы для выполнения различных задач планирования. Настроить алгоритмы по индивидуальным параметрам можно непосредственно в интерфейсе. Это удобно, потому что позволяет не переписывать программный код каждый раз, как что-то меняется, например, концепция премирования. Изменения проводятся буквально за “пару кликов”.

При внедрении изменений, программисты не нужны — осуществить настройку алгоритма под силу и команде поддержки.

Рис. 2. Панель настройки параметров

Ну и сроки — согласитесь, “клик по кнопке” несопоставим со временем, потраченным на написание ТЗ, программного кода и последующее внедрение))

Ради чего вообще это все?

Все просто: чтобы повысить точность планов и качество бюджетирования, сократить время планирования.