Метка: Planforce

Начало

Обращаясь за медицинской помощью в клинику, рассчитываешь получить ее быстро и в полном объеме — вне зависимости от приведшей туда проблемы. Для того, чтобы это было возможно, в медцентре всегда должно быть достаточное количество врачей разных специальностей.

Так вот, правильно выстроенное расписание — краеугольный камень эффективной работы медцентра и ключ к его полной загрузке. Требуется тщательное планирование, чтобы обеспечить клинику врачами базовых специальностей на все время работы, грамотно сформировать рабочие связки смежных специалистов.

Задача усложняется, если врачи ведут смешанные приемы (кардиолог/ функциональный диагност) или специалистов ротируют между структурными подразделениями, привлекают для работы внутренних и внешних совместителей.

Способы планирования и оптимизации расписания

Составить расписание — это учесть много факторов и условий (зачастую приходится принимать во внимание десятки переменных планирования и ограничений), не допустив при том коллизий: врач заболел, а на него планируют.

В одних клиниках — расписание с четко заданными днями и специалист точно знает, когда он будет работать каждую неделю. В других — гибкая политика планирования. Постоянные сотрудники и совместители варьируют время начала и окончания рабочего дня, а иногда даже выбирают дни, в которые будут работать. Однако, возможности для оптимизации имеются в обоих случаях.

Оптимизация расписания — стратегическая задача для большинства клиник. Под «оптимизацией» понимаем максимально эффективное использование трудовых ресурсов, при котором можно получить максимум эффективности при минимуме издержек.

Как это обычно происходит? Рассмотрим два общеизвестных подхода.

Ручная оптимизация

Ручное планирование — распространенный подход. Эксперт на базе неких правил работы клиники создает расписание врачей и планирует их расстановку по рабочим пространствам. Процесс этот интуитивный. Почему из сотни, а то и больше, вариантов расстановки врачей по кабинетам он выбрал именно тот, который заложил в расписание, другим неизвестно. При таком подходе принято полагаться на опыт специалиста, его экспертизу. То есть, если к планированию привлечь другого человека, результат может оказаться иным. Вариативность, отсутствие строгих правил, да и что там — ограниченные вычислительные способности людей приводят к разного рода недочетам: например, администратор может не заметить свободные слоты времени и начать планировать на следующую неделю.

Расписание — продукт живой. Люди, хоть и врачи, болеют, что-то случается, отменяется и так далее. Менеджеры тратят большую часть времени на внесение изменений в графики, а не на их оптимизацию.

Получается, ручной способ — не самый эффективный. Преимущество подхода только в том, что люди могут принимать субъективные и зависящие от контекста решения. При возникновении событий использовать информацию, которой нет ни в одной базе данных — потому что коллега в курилке только что сказала.

Ах, ну да! Еще довод — «Зачем что-то менять, если все и так работает!». Но вопрос-то в другом — как работает и как может работать)) Об этом — ниже.

Автоматическая оптимизация

Чтобы помочь менеджерам найти лучшие варианты среди бесконечного числа возможных решений, используют специальный софт. Автоматизированная система — это метод использования алгоритмов и правил планирования.

Алгоритмы обрабатывают огромные объемы данных и делают это быстрее и точнее, чем когда-либо мог сделать человек. Определяют лучшее решение из многих комбинаций потенциальных решений. А тщательно настроенные правила планирования предотвращают возникновение ошибок.

Сформулируем несколько ключевых характеристик, которые отличают автоматизацию и дают ей значительные преимущества.

#Точность. Алгоритмы могут охватить сложность и многообразие реального мира, где все постоянно меняется и обработать все имеющиеся вводные в полном объеме — это сотни критериев. Что дает возможность строить точные модели для принятия решений.

#Скорость. Программа способна за несколько минут создать то, на что люди тратят несколько часов в день, например, составить расписание. При этом можно быть уверенным, что еще на этапе планирования алгоритм учтет все возможности для оптимизации. Внести изменение в графики работы, смен, отпусков, дежурств в буквальном смысле — минутное дело. Пара кликов — и рабочий день поменяли местами с выходным, перенесли из одного графика в другой. Всю рутину и контрольную функцию машина берет на себя: при выборе пользователем нужного сценария, проверит нестыковки и, если нет нарушений, отправит оповещения другим участникам, автоматически сформирует документы.

#Единый источник достоверных данных. При планировании, как правило, используют обширные данные о сотрудниках. Если вы работаете с разрозненными системами — а так у большинства — вы знаете, как сложно собрать нужную информацию воедино и не накосячить. В современных HR-системах применяют цифровой профиль сотрудника. В нем все: стаж, навыки, квалификация, допуска, ограничения, отметки о пройденном обучении, актуальный баланс часов и прочее. Его используют везде, начиная от формирования потребности в персонале и дальше: при найме, в обучении, при назначении на работы.

#Проактивное планирование. Планирование нужного количества специалистов в нужное время в нужном месте означает, что клиника не только сокращает расходы на избыточный штат, но и лучше планирует всплески спроса.

#Моделирование. Необязательно проверять на практике то, что можно протестировать в виртуальной среде. Например, программа способна оценить стоимость затрат на труд. И не только постоянную, но и переменную часть выплат. Можно просчитать, во сколько обойдутся предстоящие изменения — проверить, как изменение схемы окладов, тарифных ставок, доплат, премий или надбавок повлияют на ФОТ и сравнить любое количество сценариев.

#Доступ к данным в режиме реального времени. Онлайн информация о работниках, будь то табель или отклонения от графика (сверхурочные, перенос выходного, перемещения) — возможность быстро и эффективно реагировать на неожиданные изменения.

#Продуманная аналитика и умные подсказки. Программа может информировать администратора об отклонениях, например, переработках, и оповещать о свободных слотах времени в расписании. Формировать шорт-лист сотрудников для поиска замены. Отслеживать заполнение расписания в разрезе кабинетов и сотрудников и предупреждать, если расписание стремится к наполнению. Посредством аналитики показывать наименее востребованные направления и недогруженных специалистов.

Административная работа стала проще, чем когда-либо.

Вместо вывода

Заметьте, алгоритмы сейчас повсюду: оценивают нашу кредитоспособность, сортируют новостную ленту, оптимизируют маршруты поездок. Они настолько прочно вошли в обыденную жизнь, что мы даже не задумываемся о них, но извлекаем выгоду из эффективности, которую они приносят.

Вот и в вопросе управления персоналом не хочется говорить о проблеме выбора — человек или машина. Речь про комбинацию технологий и человеческих соображений. Машины могут обрабатывать данные быстрее, выявлять закономерности — и это огромная помощь, эффект синергии, усиленного интеллекта. В конечном счете, ответственность за результат алгоритмов всегда несет человек. Желаемых результатов можно достичь только в том случае, если люди вносят правильные данные и устанавливают корректные правила.

Начало

Чтобы сделать отверстие в металле, достаточно клиновидного сверла и обычной дрели. А если нужна исключительная точность и высокая производительность, понадобится профессиональный инструмент — лазерный резак. С усложнением задачи усложняется и инструмент для ее решения.

С управлением персоналом как ресурсом так же. Чем сложнее производственные процессы на предприятии, тем сложнее организация труда, а следовательно, процесс управления.

Программное обеспечение для управления трудовыми ресурсами называется WFM (workforce management). Возможности программ различаются и напрямую зависят от решаемых задач.

Задача WFM для колл-центра — поддерживать стабильный уровень сервиса, чтобы люди не висели на линии в ожидании ответа. Система прогнозирует загрузку и выстраивает графики операторов в зависимости от потока звонков. То есть планирует работу специалистов, которые выполняют одинаковую работу в одинаковых условиях.

WFM для ритейла составляют графики продавцов, кассиров, консультантов, отталкиваясь от ожидаемого количества покупателей. Эти решения справляются с планированием численности персонала под плавающую нагрузку и могут строить гибкие графики.

Но ни те, ни другие не умеют управлять трудом на производстве, транспорте или в медицине.

На добывающих предприятиях люди работают вахтовым методом, их надо распределять на объекты, комплектовать в бригады. Иногда к месту работы можно добраться только на вертолете, поэтому надо точно просчитывать, кто и когда выходит на работу.

Чтобы составить расписание работы врачей, надо расставить их по кабинетам с разным оборудованием, учесть специализацию и доступность работников, потому что многие работают по совместительству.

На заводе в каждую смену количество токарей и слесарей должно соответствовать производственному плану. Важны не только специальность и квалификация, но и конкретные компетенции, вплоть до допусков к отдельным видам работ или единицам оборудования.

Сложные производственные циклы, бригадная форма организации труда, вредные и опасные условия на рабочем месте, территориальная распределенность, — не каждая WFM-система умеет со всем этим работать.

Для организаций, требовательных к модели планирования, существуют Industrial WFM.

Industrial WFM понимает особенности производственного процесса на заводе, транспорте, научном предприятии, логистическом центре, добыче, переработке или, скажем, в медицине. Для каждой отрасли заложены свои модели управления, прописаны уникальные правила, настроены соответствующие алгоритмы.

Как работает Industrial WFM

Задача WFM в промышленности — оптимально соотнести расходы на оплату труда и выполнение производственной программы. Но как это сделать? Вариантов организации труда тысячи.

Достаточно 200 человек или надо 250?
Работать в 2 или в 3 смены?
Оставить людей сверхурочно за двойную оплату или привлечь подменный персонал?
Поставить 5 высокопроизводительных работников или 8 середнячков?
10 фрезеровщиков четвертого разряда и 15 пятого или наоборот?

Industrial WFM помогает рассчитать необходимую численность, правильно расставить людей и обеспечить оптимальную стоимость труда. Как именно?

Планирует потребность в специалистах от года до дня в связке с производственными задачами. Для этого взаимодействует с производственной системой, например, МИС в медицине, WMS в логистическом центре, MES или ERP в производстве. Общий принцип такой: WFM получает данные о том, когда для какой операции какая профессия/специальность и квалификация нужна, и в зависимости от нагрузки количество часов распределяет по слотам времени.

Вы скажете, планы все время меняются? Так и WFM обновляет данные с учетом текущей ситуации и показывает, кто нужен через месяц, неделю, завтра, кого не хватает, а кто в избытке. А значит, вы не только синхронизируете людей и производственную программу, но и можете планировать наем (а квалифицированного специалиста еще пойди найди), переобучить кого-то или в период спада отправить людей в отпуска.

Строит рабочие расписания с помощью умных алгоритмов. Если вы не задумываетесь над тем, как лучше распределить людей, это значит, что людей у вас в избытке. Но в промышленности используют квалифицированный труд, а его мало. Людей много, а работать некому. Закрыть потребность имеющимися ресурсами и учесть все нюансы индустрии и законодательства — примерно как сложить пазл из тысяч деталей, только еще вариантов того, как это сделать, не один, а множество.

Разные режимы сменности, много графиков, большая численность работников, у многих свои особенности (этот новичок — его нельзя в ночную смену, тот инвалид — у него неделя сокращенная). Плюс сложные производственные циклы: разное время начала и окончания смены, различные виды перерывов (на обед, доставка до места работы, прием-передача смены). Или, например, надо, чтобы люди проходили через проходную со смещением в 15 минут. Это огромный объем данных, который не под силу обработать человеку вручную.

Вот для тех, у кого сложная организация труда, и созданы системы класса Industrial WFM. Программа обрабатывает сотни вводных: от норм времени на выполнение трудовых операций до приоритета вывода сотрудников в бригадах.

При планировании расстановки эвристические алгоритмы Industrial WFM принимают в расчёт баланс рабочего времени, стоимость труда разных категорий работников, нормы ТК РФ и охраны труда, компетенции сотрудников, наличие связанных специальностей. Результат: оптимальные расписания без простоев и переработок.

Помогает оперативно принимать верные решения. Например, при отсутствии работника предложит замену, предварительно оценив, что дешевле — вывести сверхурочно, отозвать из отпуска или сдвинуть графики работы.

На многих производствах нагрузка внутри дня меняется. Возьмем комплектацию на большом складе. Тысяча работников, у всех разные скилы, производительность на разных операциях тоже отличается. Надо уметь их распределять и перебрасывать в течение смены с учетом того, что они умеют делать. Industrial WFM подскажет, где «горит» и кто лучше справится с «пожаром».

Чтобы решать такие задачи, программа хранит всю необходимую для организации труда информацию о работниках и о том, что от них требуется. Знает не только специальность и разряд, но и множество других параметров. При назначении на работы учитывает наличие допуска и медосмотра, сколько переработок у человека, прошел ли инструктаж, может ли работать в этих условиях труда.

Водитель автобуса, к примеру, должен пройти стажировку именно на том маршруте, на который выходит, монтажник-высотник — иметь допуск к работе на высоте, а работник склада — права для погрузочно-разгрузочной техники.

Ну и про будущее. Будущее, конечно, непредсказуемо, но к закономерным последствиям можно подготовиться. Программа управляет компетенциями, перманентно контролирует потребность и определяет отклонения. Зная пробелы в навыках, можно своевременно запланировать мероприятия по обучению или повышению квалификации. Чтобы не получилось так, что заказ встал из-за того, что нет сварщиков нужного разряда.

Отпуска и медосмотры планирует так, чтобы не пострадало производство. При планировании отпусков, медосмотров, инструктажей, курсов повышения квалификации Industrial WFM принимает во внимание производственная потребность — в период пиковых нагрузок сотрудники не идут в отпуск.

Это и при обычной продолжительности отпуска не очень просто сделать, но сложность возрастает в разы, когда отпуска длинные. Например, у вахтовиков на севере 52 дня, и за вредные условия положен дополнительный отпуск. Люди берут отпускные дни частями, и составить график отпусков так, чтобы не оказалось, что в пиковые месяцы людей не хватает, без программных алгоритмов практически невозможно.

При составлении графика отпусков система проверяет, чтобы была ротация, а не так, что один всегда летом отдыхает, а другой — в дождь и слякоть. Кроме того, сотрудник может задавать свои предпочтения. Таким образом Industrial WFM учитывает и задачи бизнеса, и интересы сотрудников.

Оценивает стоимость труда на каждом этапе. Люди — такой же ресурс, как любой другой, и стоят денег. Чем точнее подсчитаны затраты на труд, тем рациональнее компания может распоряжаться финансовыми средствами.

На производственных предприятиях сложная система оплаты труда. Это не просто оклад или сделка, а грейды, различные премии, доплаты за вредные условия труда, за классность, стаж, всего не перечислишь. Industrial WFM точно рассчитывает плановую и фактическую стоимость труда. На длинном горизонте программа оценивает ФОТ, на коротком — считает, во сколько обойдутся графики, при принятии оперативных решений — предлагает более экономичные варианты.

Результаты планирования можно оценить до того, как события произойдут. Срочный заказ — стоит ли его брать? Сколько будет стоить вывести сотрудников в 3 смены для работы над ним? Может нерентабельно и стоит отказаться?

Контролирует требования ТК РФ и ЛНА. И конечно управление трудовыми ресурсами не может вестись в отрыве от ограничений нормативных актов, внутренних документов работодателя и требований по безопасности труда.

Если сотрудник работает во вредных условиях, ему надо обеспечить сокращенную продолжительность рабочего времени, повышенную оплату труда, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Кроме того, направляя сотрудника на такую работу, вы должны быть уверены, что нет противоречий с трудовым договором и ограничений по здоровью.

Лимит сверхурочных, режим труда и отдыха, особенности работы вахтовым методом и работы во вредных условиях, аттестации, допуска и медосмотры — все это обрабатывается математической моделью, заложенной в алгоритмы Industrial WFM.

На промышленных предприятиях нарушения ТК чреваты не только штрафами, но рисками для здоровья и жизни людей. К примеру (не дай бог, конечно), произошел несчастный случай на производстве, потому что рабочий не прошел инструктаж, или водитель автобуса попал в ДТП, потому что мало отдыхал. Молчим уже про летчиков.

Ручное управление только констатирует нарушение, например, переработку сверх лимита. Industrial WFM подсвечивает узкие места на стадии планирования и блокирует недопустимые операции, автоматически контролирует федеральное, региональное, отраслевое законодательство, условия найма каждого сотрудника.

Резюме

Каждому бизнесу — свои решения. Call-центр WFM прекрасны в компаниях, где основная задача сотрудников — общение с клиентами по телефону, Retail WFM отлично подходят для розничной торговли. А для производства, медицины, логистики, IT, инжиниринга и другого сложного и квалифицированного труда созданы Industrial WFM.

Если решите использовать Industrial WFM в ежедневной работе, познакомьтесь ближе с PlanForce. Начните повышать продуктивность сотрудников с меньшими усилиями.

“Узнать о PlanForce”

Чек-лист: когда предприятию нужен Industrial WFM

Менеджменту стóит задуматься о внедрении, если хотя бы два из приведенных ниже параметров присущи предприятию:

• численность персонала 3 000+;
• сложная система расчета заработной платы, надбавок, доплат, компенсаций;
• сменная работа;
• территориально-распределенная организационная структура;
• использование высококвалифицированных кадров;
• высокая ценность ключевых специалистов;
• превышение спроса на специалистов над предложением;
• вредные условия труда;
• желание внедрить современный стиль управления на предприятии.

Начало

Лояльность и вовлеченность — одни из самых желанных черт в рабочей силе. Ведь такие сотрудники — это просто минус тысяча проблем для компании: сотрудники работают с отдачей, разделяют цели компании, заинтересованы в конечном результате. Они еще и реже увольняются. Компания несет большие расходы из-за текучести кадров — затраты на подбор, обучение, адаптацию. А кандидатов с нужным набором навыков не всегда легко найти. Кроме того, когда уходят квалифицированные кадры, общая производительность падает.

Нагрузка без простоев и переработок

Слишком большая или слишком маленькая нагрузка одинаково плохо сказываются на пси­хо­ло­ги­че­ско­м и фи­зи­че­ском здо­ро­вье со­труд­ни­ков, на об­ста­нов­ке и мо­ти­ва­ции в кол­лек­ти­ве.

Перерабатывающие сотрудники не удовлетворены жизнью, чувствуют себя усталыми и истощенными. Сверхурочные часы даже на любимой работе вредят здоровью. Подсчитано — с начала века количество смертей от болезней сердца, связанных с переработками, увеличилось на 42%, а от инсульта — на 19%.

Противоположное состояние не менее опасно. Нет нагрузки — нет карьерного роста, да и работать неинтересно. Скука — это тоже стресс, ведь человек готов вкладывать больше в свой труд, но его умения не задействованы. В таких обстоятельствах трудно оставаться мотивированным — работник, скорее всего, уволится.

Из­бе­жать по­те­ри кад­ров и по­вы­сить мо­ти­ва­цию со­труд­ни­ков поможет WFM.

Как это работает. Программное обеспечение составит расписание работы в соответствии с любыми заложенными правилами и с учетом множества параметров: от реальной потребности в персонале до предпочтений сотрудников о режиме труда и отдыха. Проконтролирует равномерное распределение нагрузки, не допустит переработки или недобора до нормы часов за расчетный период.

Хорошие WFM-системы при планировании используют данные о навыках, образовании и другие сведения, важные для работы. Поэтому программа может распределить работу в соответствии с компетенциями и квалификацией.

Результат. Равномерная нагрузка. Сотрудники удовлетворены планированием и организацией рабочего времени и с удовольствием ходят на работу.

Справедливая организация труда

Начальственный фаворитизм порождает дискриминацию. Несправедливое распределение нагрузки, неудобные смены или отпуск зимой — подобное отношение не радует тех, кто не входит в группу приближенных.

Как это работает. У программы нет любимчиков — в расчет принимаются только факты: производительность и уровень квалификации, рейтинг, специализация, накопленный баланс рабочего времени. На основании объективных данных машина равномерно распределяет рабочую нагрузку или неудобные смены (работа в праздники и выходные/ ночные смены) среди всех.

Результат. Сотрудники видят справедливое отношение и больше доверяют работодателю. Они ценят свое рабочее место и будут работать с большей отдачей.

Возможность выстроить баланс между работой и личной жизнью. Работник может высказать пожелания относительно своей доступности — может он работать сверхурочно или в выходные или в силу того, что у него родился ребенок, он хочет проводить больше времени с ним.

Как это работает. Достаточно указать в личном кабинете предпочтения о времени работы и датах отпуска. Можно заявиться на максимальное количество смен или указать, что не готов работать в выходные. В зависимости от потребности или жизненных обстоятельств — менять данные о доступности.

Результат. Соблюдается баланс между работой и личной жизнью — люди мо­гут встро­ить в свое рас­пи­са­ние вре­мя для хоб­би, се­мьи или тре­ни­ров­ки.

Возможность управлять своим доходом

Когда известна ожидаемая загрузка, понятен и доход. Сотрудник может управлять своим доходом.

Как это работает. Например, ЛОР в сетевой клинике получает 100 тыс. рублей, а хочет получать 150 тыс. Он может обозначить в программе,что готов выходить на подработку в соседнее подразделение. Программа показывает количество незакрытых смен в соседней клинике — можно предварительно рассчитать доход. А можно пройти дополнительную сертификацию в рамках своей специальности и продавать “дополнительные” навыки. ЛОР будет получать на ХХ тыс. рублей больше.

Результат. Работник чувствует себя более уверенно и знает, что ему нужно сделать для увеличения дохода.

Прозрачная и точная заработная плата. Любые выплаты должны быть понятны работникам и не вызывать у них никаких вопросов, а тем более недовольства. А когда ответственность за учет лежит на людях, всегда есть вероятность человеческой ошибки, которая может привести к расхождениям. Не по злому умыслу, случайно, мастер мог забыть сделать приказ о сверхурочных — рабочий получит расчет не в полном объеме.

Как это работает. Программа автоматически фиксирует отклонения от графика, изменения условий труда, замены, работу в выходные и т.д. Подтверждающие документы тоже сформируются автоматом. А значит зарплата и другие выплаты будут рассчитаны точно.

Результат. Сотрудник знает, что все замены, сверхурочные и работа в выходные учтены при начислении зарплаты и больше доверяет работодателю.

Обмен сменами и другие возможности

Обмен сменами. Когда в программе реализована функция “быстрый обмен сменами”, у работника появляется дополнительная свобода — он может сам адаптировать график под личные планы. Человек чувствует себя независимым и способным управлять своим временем.

Уведомления о событиях. Возможность получать оповещения об изменениях в расписании или несоблюдении графика повышает комфорт и снижает уровень тревоги о том, что мог что-либо упустить. Работник может выбрать, получать ему уведомления на телефон, в личный кабинет или на емейл.

Мобильное приложение (личный кабинет). В личном кабинете можно посмотреть свой график работы и изменения в нем, сделать запрос на дополнительные смены, подать заявление на отпуск и мониторить количество неотгулянных дней. Плюс — это возможность всегда оставаться на связи. Такая функция повышает уровень комфорта — удобно же, когда, например, не надо идти в отдел кадров, потом несколько дней ждать согласуют тебе внеплановый отпуск или нет. Быстрая обратная связь от работодателя — приятный бонус.

Объективная оценка заслуг. Руководители не всегда замечают добросовестных сотрудников. Иногда они трудятся как бы “на заднем плане”. WFM же обеспечивает объективную проверку производительности каждого. Такая обратная связь позволяет работодателям видеть всех и чаще поощрять лучших.

Кроме того, благодаря аналитике работодатель формирует грамотные социальные пакеты для сотрудников. Решения принимаются не на базе субъективного мнения HR-специалиста, а за счет объективной информации. В результате сотрудники получают те вещи, которые им реально необходимы, например, оплату обучения.

WFM это про лояльность

Как видите, WFM не только инструмент для оптимизации расписания или прогнозирования нагрузки. И служит не только целям работодателя. Потенциал программы гораздо шире. Она поможет с такими критическими, но не поддающимися количественной оценке параметрами как лояльность сотрудников, вовлеченность и удовлетворенность работой.

Начало

Будущее здравоохранения — интеллектуальные информационные системы, охватывающие все стороны деятельности медицинских организаций.

Внедрение технологий в повседневную работу врачей идет полным ходом: лазерные скальпели, генная терапия, роботы-ассистенты и многое другое.

Цифровизация затронула и процесс организации работы клиник: электронный документооборот, медкарты, электронные рецепты и больничные, онлайн запись на прием.

Появились и программные решения для поддержки управленческих решений.

Когда и сколько врачей нужно, каких специальностей, как распределить нагрузку, во сколько обойдется штат, какие направления клиники наиболее востребованы — на все вопросы поможет ответить WFM.

WFM-решения объединяют массивы коммерческих и HR-данных, облегчают работу по сбору и анализу информации, помогают в выявлении проблем и принятии верных решений. Составляют оптимальное расписание работы врачей, анализируют загрузку персонала и оборудования. Специальные интерфейсы в режиме реального времени выводят подсказки — что проверить и на что обратить внимание (лимит переработок сотрудника приближается к критическому или появилось окно в расписании врача).

Об этих и других возможностях программ этого класса расскажем подробнее.

Поможет понять, сколько врачей нужно

В большинстве клиник планируют вручную. Оценить, можно ли имеющимся штатом достичь запланированной выручки, сложно. Потому что планирование численности должно вестись в привязке к экономическим показателям и с учетом множества факторов: от сезонности до показателя текучести кадров.

WFM автоматизирует процесс. Берет данные о записи из МИС, из программ бизнес-анализа — ожидаемую загрузку по подразделениям и специалистам, из кадровых программ — оргструктуру, штатные расстановки, информацию о сотрудниках. Анализирует, на каких позициях больше текучка, сколько человек выйдет на пенсию и так далее. Учитывает планы, статистику прошлых периодов, сезонность и тренды. В результате получается прогноз потребности на будущее — план по специальностям и подразделениям.

Знание, каких врачей, сколько и когда выводить на работу позволяет лучше подготовиться: спланировать наем или увольнения. В результате людей будет столько, чтобы не простаивали кабинеты и дорогостоящее оборудование и не переплачивать лишним — тем, кто не загружен работой.

Составляет оптимальное расписание врачей

Составление расписания — сложная комбинаторная задача. Сначала нужно состыковать кабинеты и врачей, чтобы в один кабинет не посадить двоих, узнать, какие графики у совместителей, выяснить предпочтения каждого доктора, потом все собрать (обычно это делают на бумаге или в Экселе) и перенести в МИС. А если, например, врач заболел — как быстро перестроить расписание и найти замену?

Получается долго, трудоемко и не самым лучшим образом. Просто потому, что вручную невозможно просчитать несколько сотен комбинаций расстановки и выбрать из них оптимальную — чтобы численность и состав персонала соответствовали потоку пациентов, переработки были минимальными и не нарушался трудовой кодекс.

WFM поможет спланировать выход сотрудников под потребность, рассчитать оптимальную продолжительность смен и количество персонала. Например, терапевтов выставить так, чтобы они перекрывали все время работы клиники. Узких специалистов вывести в удобное для пациентов время, перекрывая пики посещаемости. Сформировать рабочие связки смежных специалистов, чтобы клиенты могли в день обращения провести исследования, необходимые для постановки диагноза.

Алгоритмы переберут все возможные варианты расстановки и выдадут сбалансированное и оптимальное расписание.

Позволяет управлять загрузкой кабинетов

В МИС нет понятия занятости кабинета (пустой/занятый). Соответственно, непонятно, когда и какие кабинеты заняты, а когда простаивают.

С помощью WFM можно управлять загрузкой рабочих пространств и оборудования. При планировании программа учтет график работы кабинетов, периоды простоя (ремонт, санитарная обработка), графики работы врачей и их специализацию (для каждого кабинета задается перечень специальностей, для которых он пригоден).

Например, доктор может иметь несколько сертификатов по разным специальностям, и в одну смену может их совмещать. Программа понимает, что для вывода врача необходим кабинет, в котором можно работать по двум специальностям — ЛОР и терапевт.

Данные обновляются в онлайн-режиме — нет риска запланировать двух врачей в один кабинет. В результате кабинеты и оборудование загружены с максимальной эффективностью.

Планирование — да! А что еще?

Обеспечивает актуальной информацией. Мечта любого управленца — получать данные ежедневно, а еще лучше — в режиме онлайн, чтобы быстро, а, порой и молниеносно, реагировать на возникающие изменения. В программе достоверная аналитика доступна в пару кликов. Надо только настроить свой набор коэффициентов и сигнальных показателей, которые будут отражать текущее положение дел.

Отчеты покажут число пациентов и оказанные каждым доктором услуги, сколько выставленных часов утилизировали в приемы, какова утилизация кабинетов. Данные можно фильтровать по группе врачей, по конкретному сотруднику, должности, подразделению и любым другим параметрам.

Помогает в оперативном управлении. В случае отгула или болезни сотрудников WFM поможет быстро изменить расписание, перераспределить задачи на других подходящих специалистов. При подборе замены программа предложит наиболее подходящих — с требуемой квалификацией и навыками, действующими сертификатами, лучшим балансом рабочего времени. Такое возможно потому, что программа хранит всю необходимую информацию о работниках и о том, что от них требуется. Знает специальность и категорию, доступность и режимы работы, предпочтения, плановые отсутствия, баланс рабочего времени и другие характеристики, необходимые для планирования.

Осуществляет автоматический контроль нарушений. При большой численности соблюсти все требования законодательства сложно. Можно не заметить, что у кого-то из врачей больше смен, чем нужно, или кому-то поставили 2 смены подряд — и нарваться на штрафы.

Программа за счет умных алгоритмов автоматически отслеживает соответствие нормам (ТК, Роспотребнадзора, Минздрава, Росздравнадзора, СанПина), предупреждает об отклонениях, блокирует недопустимые действия — например, не позволит вывести рентгенолога, если у него нет допуска для работы с оборудованием.

Автоматический контроль избавляет от штрафов.

Помогает с документооборотом. Не беспокойтесь о составлении документов. Программа создаст проект документа, заполнит (приказы, договоры, доп. соглашения, табели) — все, как требует законодательство.

Результаты внедрения

Рост операционной эффективности. Использование WFM позволяет минимизировать потери, связанные с простоями персонала или переработками в периоды пиковых нагрузок. В среднем клиенты отмечают снижение доли ФОТ в выручке на 5-9 процентов.

Повышение точности данных. Всем свойственно ошибаться, особенно если обрабатываешь гору данных из разрозненных источников информации. Согласно исследованиям, бизнес теряет порядка 30% прибыли из-за ошибок и неправильных или несвоевременных решений. Когда данные импортируются автоматически и обрабатываются программой, риск ошибок значительно снижается. Кроме того, WFM стандартизирует процессы, что особенно актуально для организаций имеющих филиальную сеть. Вам не надо снова и снова изобретать велосипед — новое подразделение начинает работать в той же единой системе по уже существующим правилам.

Компании часто видят снижение затрат за счет повышения точности данных.

Высвобождение времени. Автоматизация HR-процессов минимизирует затраты усилий и времени на выполнение рутинных действий. Например, нужно перевести 1000 человек. WFM позволяет сделать это в 2 клика. При том должностные инструкции и прочие документы (приказы, доп. соглашения к договорам и прочие) будут сформированы автоматически. Вот еще примеры — изготовление приказа на изменение графика работы для 100 сотрудников займет не более 5 минут. Составление расписания сократится с нескольких дней до нескольких часов.

Повышение эффективности персонала и оборудования. Программа дает возможность видеть в режиме реального времени загруженность любого врача и кабинета выбранного отделения. При записи новых пациентов можно перераспределять нагрузку с более загруженных участков и врачей на менее загруженные. Грамотное планирование нагрузки позволяет увеличить пропускную способность клиники.

Создание привлекательных условий для персонала, снижение текучести квалифицированных кадров. Удобный график — самый простой способ повысить лояльность сотрудников. О том, как упрочить лояльность с помощью WFM, подробнее читайте в статье: Неожиданные инструменты для формирования лояльности сотрудников>>

Улучшение качества пациентского сервиса. Расписание формируется под потребности пациентов — клиентам проще записаться к нужному врачу. Исключены накладки — врач в отпуске, а запись на него ведут или нужные врачи выставлены не в то время.

Вывод

WFM позволяет делать больше с меньшими затратами: меньше времени, меньше денег, меньше людей, меньше ошибок.

Начало

• “ALFA принципы” управления любыми ресурсами

• Алгоритмы планирования труда

• Проектирование организации

• Профилирование должностей

• Проектирование C&B

“ALFA принципы” управления любыми ресурсами

25 лет мы создаем информационные системы для автоматизации производственных процессов. Мы делали проекты в машиностроении, энергетике, добыче сырья, сфере услуг, торговли и в логистике.

Постепенно мы стали замечать, что в абсолютно разных сферах бизнеса встречаются типовые проблемы, которые мешают автоматизированным системам управления хорошо справляться с управлением ресурсами.

Мы выработали для себя и наших клиентов набор принципов, которые позволяют избегать типовых ошибок во внедрении такого класса систем.

Эти принципы опираются на годы практики. В этой статье затронем три главных мысли:

Planning First — управление опирается на планирование. Нельзя управлять процессом, не зная желаемого результата. Тем более если процесс требует корректировок “в бою”.

Лучшие данные — данные, собранные в одной базе. Самое лучшее планирование разбивается о противоречивость данных.

Все процессы, которые можно автоматизировать — нужно автоматизировать. Экономит время, устраняет ошибки.

Мы руководствовались этими принципами, когда создавали системы управления персоналом, мониторинга загрязнения экологии и управления производственными процессами.

Каждый раз мы видели схожий набор результатов:

Ответственные лица начинают видеть узкие места в распределении ресурсов благодаря формализации этих ресурсов в цифровом выражении.

Первоначальная оценка проектов становится точнее за счёт накопления данных прошлых проектов и автоматизации процесса планирования.

У специалистов появляется больше времени на выполнение своих задач. От административной деятельности переходим к управлению процессами.

О том, как оцифровать HR процессы, мы писали в одной из прошлых публикаций. Но автоматизация процессов — всего лишь инструмент реализации плана.

В этой публикации хотим поделиться тем, как реализуем принцип Plan First в ALFA hrms. Какие инструменты использовать, чтобы реализовывать поставленные задачи и уметь оперативно управлять процессом в условиях постоянных изменений.

Инструменты планирования трудовых ресурсов

Стремясь оперативно решить производственные задачи, проще “влить” в процесс больше денег. Правда, такой подход влечет большие издержки. Например, при найме персонала вынуждает увеличивать наше предложение по заработной плате или привлекать дорогостоящих рекрутеров. Такие решения съедают КПД процесса.

Задача системы планирования — научиться управлять трудовым и денежным ресурсом бережливо. Не использовать ресурсы свыше необходимого.

ALFA hrms помогает понять, кто нужен, как сейчас, так и в перспективе, заранее начинать поиск кандидатов, а главное — по максимуму использовать работающих специалистов.

Наша задача — научиться лучше распределять ресурсы. Для этого производственные потребности система переводит в формализуемый цифровой вид.

Нужно распределить пул сотрудников по рабочим местам. Учитывая ФОТ, премиальный фонд, требования ТК РФ, взаимосвязанность процесса труда. Задача решается с помощью комбинаторных инструментов: система учитывает сочетания всех элементов и размещает их оптимальным образом.

Проектирование организационных изменений
и профилирование должностей

Классический процесс организационных изменений обладает двумя недостатками. Первый — ручное планирование. Второй — трата времени на реализацию изменений.

Особые сложности это создаёт в наше время, когда нужно быстро реагировать на изменения бизнес-среды. Массовые переводы сотрудников, одновременное согласование 1000 должностных инструкций, утверждение нескольких штатных расписаний обособленных подразделений…

Требуется оперативно конструировать варианты плановых структур, просчитывать ФОТ и премиальный фонд, заранее понимать, каких сотрудников и компетенций не хватает для производственного процесса.

Для решения этой задачи мы предусмотрели механизмы профилирования должностей и управления проектами организационных изменений.

В описании должности описаны навыки, которыми должен обладать специалист на этой должности, трудовые функции, которые он выполняет.

Управление компетенциями

Управление компетенциями должно носить превентивный характер. Иначе возможны ситуации, когда запустить новую линию нужно через месяц, а обучать сотрудников под эту линию — полгода.

Необходимо уметь планировать и управлять компетентностным фондом так же, как ФОТ. С чётким описанием требуемых навыков и их уровня для каждой должности, учитывать наличие компетенций у каждого сотрудника.

Требования к компетенциям отражаются в профиле должности, в штатной единице, у рабочего места и сотрудника. Система сверяет данные, указывает на несоответствия и предлагать варианты решения проблемы путём запуска соответствующих HR-процессов.

Проектирование C&B

Премиальный фонд лучше знать заранее. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, когда запуск нового процесса или подразделения получается дороже, чем планировалось на бумаге.

Ошибки в проектировании C&B приводят к демотивации сотрудников и возможным нарушениям законодательства.

Создать систему C&B с возможностью моделирования структуры премий и надбавок и прогнозирования расходов. С учётом требований законодательства, контролем лимита премиального фонда, грейдов и условий труда.

Система планирования премий и льгот в нашей системе умеет учитывать все виды начислений, как обязательные в зависимости от условий труда или специфики работы, так и мотивационные и социальные выплаты. Каждому рабочему месту, сотруднику или производственной задаче присвоены параметры, которые учитываются при расчётах.

Реализовано прогнозирование премиального фонда как по уже запущенным процессам, так и при открытии новых линий и подразделений. В модели прогнозирования учитываются все виды выплат, выполнение проектов, планы по предприятию, социальные выплаты и тд.

Осуществляется премирование по целям. Цели выставляются на любом уровне — от предприятия до подразделения и конкретного сотрудника, с учётом результата и личного вклада сотрудников.

Проектирование C&B

Премиальный фонд лучше знать заранее. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, когда запуск нового процесса или подразделения получается дороже, чем планировалось на бумаге.

Ошибки в проектировании C&B приводят к демотивации сотрудников и возможным нарушениям законодательства.

Создать систему C&B с возможностью моделирования структуры премий и надбавок и прогнозирования расходов. С учётом требований законодательства, контролем лимита премиального фонда, грейдов и условий труда.

Система планирования премий и льгот в нашей системе умеет учитывать все виды начислений, как обязательные в зависимости от условий труда или специфики работы, так и мотивационные и социальные выплаты. Каждому рабочему месту, сотруднику или производственной задаче присвоены параметры, которые учитываются при расчётах.

Реализовано прогнозирование премиального фонда как по уже запущенным процессам, так и при открытии новых линий и подразделений. В модели прогнозирования учитываются все виды выплат, выполнение проектов, планы по предприятию, социальные выплаты и тд.

Осуществляется премирование по целям. Цели выставляются на любом уровне — от предприятия до подразделения и конкретного сотрудника, с учётом результата и личного вклада сотрудников.

В системе можно просчитать разные варианты компенсационного фонда. Можно посчитать, что в итоге обойдётся дешевле — изменить условия труда или выплачивать положенные надбавки.

При переводе на новое место работы условия труда автоматически наследуются сотрудником, занявшим это рабочее место, с оформлением всех кадровых документов.

Поддерживаются социальные программы: негосударственных пенсионных фондов, помощи в приобретении жилья, материальной помощи и т.д. Контролируется материальная помощь в пределах лимита, не облагаемого налогами.

Помимо прочего, предприятие становится лучшим работодателем. Благодаря возможности распределения соцпакета, создания кафетерия льгот, прозрачности информации о премиях. Это снижает стоимость найма и позволяет нанимать лучших сотрудников.

Начало

Часто системы управления трудом ассоциируют с ритейлом и колл-центрами.

И это понятно — потребность в труде там плавающая и зависит от потока покупателей: в выходные и вечером продавцов нужно больше, в будни и днем — меньше. Чтобы рассчитать точную потребность в продавцах и сбалансировать сотни индивидуальных графиков, применяют WFM.

То есть сложился стереотип, что WFM — это про гибкие графики. Промышленность же — не торговля: люди работают по стабильным графикам, потребность в труде неизменна и никаких срочных замен. А раз нет головной боли, то и таблетка не нужна. Так ли это? Давайте разбираться.

Даже если потребность постоянна, ее надо уметь закрывать

Промышленные предприятия, в отличие от того же ритейла, нуждаются в квалифицированном труде. Когда много профессий, специальностей и для разных операций нужна разная квалификация, от того, насколько верно посчитана потребность, зависит выполнение планов и качество конечной продукции. Ракета может и не взлететь…

Цена ошибки — несколько десятков миллионов долларов

К тому же найти замену высококвалифицированным кадрам все сложнее. Чем раньше и точнее предприятие оцифрует потребность в специалистах, тем лучше сможет подготовиться — спланировать набор или обучение.

Некоторые виды WFM, например, Industrial WFM, обмениваются информацией с производственной системой и планируют потребность в труде в связке с производственными задачами. На год — укрупненно, а чем ближе к дате X, тем детальнее.
И в каждый момент времени понятно, сколько и каких специалистов надо: всего в год, через месяц, завтра.

Вернемся к потребности. Так ли вообще она стабильна, как кажется? На многих предприятиях нагрузка в течение года распределена неравномерно. Где-то ярко выраженная сезонность: мясная, плодоовощная отрасли, добыча, лесозаготовка или строительство. Где-то нестабильная ситуация с заказами. А в тяжелом машиностроении или судостроении выпуск продукции неравномерный из-за ее уникальности и штучности. Расхождение потребности с фактической рабочей силой приводит либо к дорогостоящим сверхурочным работам, либо к скрытым простоям. Люди выйдут на работу, но будет ли у них работа?

Точное планирование рабочего времени могло бы сгладить подобные негативные последствия. Об этом — в следующей части.

Постоянные графики — это несколько тысяч комбинаций

Стабильные графики, кажется, все-таки миф

Рис. 1. Учет потребности в персонале при планировании отпусков.

Рис. 2. Превышение баланса рабочего времени при расчете потребности в персонале.

WFM не только предупреждает о проблеме, но и предлагает компенсирующие мероприятия. Срочный заказ, и надо организовать работу в 2 или 3 смены? Программа поможет быстро подобрать людей и составить график выходов.

Для каждого случая уже преднастроен сценарий. Нужно только выбрать подходящий. Система запустит процессы, предупредит о нарушениях, уведомит сотрудников, сформирует пакет документов (см. рис. 3 и 4).

Рис. 3. Примеры сценариев

Рис. 4. Примеры сценариев

Допустим, не вышел на работу монтажник-высотник (из той самой песни :)). Программа предложит список кандидатов на замену, подходящих по здоровью, балансу рабочего времени и компетенциям — начальник смены не тратит время на обзвон тех, у кого есть ограничения. Он и время сэкономит, и ошибку не совершит.

О’кей, потребность и графики. Что еще?

Внутри дня тоже все меняется. После того, как потребность была определена и расписания составлены, начинается жизнь. Люди уже вышли по графику, и теперь их потенциал можно использовать по-разному.

Чтобы понимать, где люди больше нужны, используйте модуль внутридневного управления.Специальный интерфейс в режиме реального времени отразит текущую и прогнозную потребность в специалистах на участках производства (или даже конечных рабочих центрах), покажет расстановку людей. При помощи WFM вы сможете диспетчеризировать сотрудников вплоть до конечных рабочих станций или мест — с учетом текущей динамики и очереди заданий (заявок, заказов).

Рисками, оказывается, можно управлять. Все понимают необходимость контроля и управления различными рисками. Ведь тут в экстремальных случаях не исключена и уголовная ответственность — “человек вышел сверхурочно, документов нет, произошел несчастный случай, т-т-т, конечно же, – это же 5 лет”. Вытекающий вопрос в такой ситуации на поверхности — “Какие основания по документам для работы в выходной день/сверхурочно?”

Алгоритмы продвинутых WFM выполняют автоматическую проверку действий на соответствие закону и правилам работы еще до того, как сценарий будет воплощен в жизнь. Например, программа не даст вывести работника без допуска к оборудованию. А при создании приказа на сверхурочные проверит, не работал ли сотрудник сверх меры в предшествующий день. Результат — нормативы соблюдены, сотрудники прошли обучение и имеют допуски к работе с оборудованием, все документы оформлены.

То есть для команды менеджеров WFM-система — не только средство повышения экономической эффективности, но и инструмент контроля за решениями линейных руководителей.
WFM обеспечивает документальное сопровождение каждого шага: от закрепления за графиком до прохождения медосмотра или инструктажа. При перемещении сотрудника, к примеру, проверит, соответствует ли новый режим работы условиям трудового договора. Если нет, предложит оформить дополнительное соглашение.
При большой численности персонала документооборот нередко сбоит — из-за объемов документы формируются задним числом или не формируются вовсе. А это дополнительные риски при проверках или трудовых спорах с сотрудниками. Если нет хотя бы одного из документов, компания может получить штраф 30-50 тысяч рублей, а за отсутствие трудового договора вообще до 100 тысяч рублей. С WFM такие ситуации исключены.

Удивительные побочные преимущества

Ничто так не сеет семена недовольства в коллективе, как фаворитизм начальства или кумовство. Покровительственное расположение порождает послабления или незаслуженные привилегии. Кому-то достается «дорогие» операции и работа в удобное время, а кто-то работает за себя и за того парня, устает больше, а зарплата у него меньше.

При чем здесь WFM, спросите вы? А вот смотрите. Бесстрастное программное обеспечение дает объективное представление о рейтинге и производительности сотрудников. Без эмоций равномерно распределяет рабочую нагрузку и удобные смены среди всех. Сотрудники видят справедливое отношение и получают возможность хорошо зарабатывать. Конечно, их мотивация и лояльность к работодателю растут, ведь графики мечты — это сильный аргумент.

Вы не потеряете специалистов — люди хотят работать там, где их ценят.
Кроме того, программа никогда не порекомендует к работе человека без нужной компетенции, но «своего». Это опять к вопросу о качестве.

Так зачем использовать WFM для управления персоналом?

Как видите, WFM — это не только графики. WFM давно переросла свою первоначальную функциональность. Сейчас это инструмент осознанного управления трудовыми ресурсами. Вместо медленного, трудоемкого и негибкого планирования предприятие получает графики, в любой момент точно соответствующие потребности. Вместо решений, принимаемых “на глазок” — достоверную информацию в реальном времени. Вместо черного ящика в организации труда — управляемую прозрачную систему, которая позволяет выбрать лучшие варианты и мотивирует сотрудников.

А значит — экономит время, деньги, ресурсы. И это вовсе не про то, что WFM заменит своими компетенциями человека. Нет — с ней всего лишь быстрее, удобнее, по-новому.

Начало

Помню свою первую работу после окончания школы.

Работала я официантом. Свободный, мега-удобный для студентов график. Разные смены: утро, вечер и полный день. Помню огромный ватман в коридоре с нашим расписанием. «Человек с плакатом», — так мы называли нашего менеджера, — постоянно что-то исправлял в нем. К концу недели на листе было сложно что-либо разобрать.

Расписание на следующую неделю он составлял по пятницам. И занимало это минимум полдня. Тогда не укладывалось в голове, как можно тратить столько времени на заполнение таблички.

Тот ватман — мое первое соприкосновение с процессом управления персоналом. Осознание того, что планирование рабочих смен — сложная комбинаторная задача и очень трудоемко, пришло гораздо позже.

Что такое WFM?

Давайте посмотрим правде в глаза — все ресурсы ограничены, в том числе человеческие. Чтобы использование персонала было эффективным, его надо планировать и распределять.

И тут надо убить трех зайцев — оправдать ожидания заказчиков, бизнеса и сотрудников.

• Заказчики хотят, чтобы их заказы были выполнены вовремя и с хорошим качеством.
• Сотрудники хотят работать по удобному графику и выполнять интересную работу.
• Руководству нужны эффективные и прибыльные операции и чтобы заказчики и персонал были довольны.

Для того, чтобы это сделать, специально разработаны системы WFM (workforce management). Это инструменты, которые помогают организовать рабочий процесс так, чтобы нужное количество сотрудников с правильными навыками работали в нужное время в нужном месте.

Хорошие WFM-решения, интегрированные с производственной и HR-системами, способны уравновесить интересы всех трех сторон: обеспечить лояльность клиентов, вовлеченность сотрудников и высокую операционную эффективность. И в этом их главная привлекательность.

Для чего нужно?

1000 сотрудников — это много или мало? Что выгоднее, вывести подменный персонал или платить сверхурочные? Как соотнести производственные планы с численностью и компетенциями персонала? Вопросам несть числа.

На самом все сводится к пяти ключевым:

• Сколько сотрудников надо в конкретный период?
• Какие сотрудники нужны?
• Сколько и какие сотрудники есть на этот период?
• Как распределить нагрузку?
• Во сколько это обойдется?

Если бы на эти вопросы было легко ответить, WFM были бы не нужны. Но это непросто. Не только из-за того, что надо держать в голове огромный объем данных, но и потому, что надо просчитать варианты и выбрать оптимальный. Например, вариантов построения графиков выходов и отпусков может быть великое множество, но нам-то нужны те, которые закроют производственную потребность с минимальными расходами и будут удобными для людей.

Это как с навигатором. Мы же не пытаемся в уме выбрать самый быстрый маршрут из множество вариантов, а доверяем это программе. Так вот, WFM — что-то вроде навигатора в мире управления трудовыми ресурсами. Помогает менеджерам, специалистам ОТиЗ и линейным руководителям принимать правильные решения. И кстати, подсказки в WFM тоже есть ?

Кому нужно?

При слове WFM что приходит в голову в первую очередь? Правильно, ритейл и call-центры. Внедрения WFM-решений в сфере обслуживания: колл-центрах, ритейле, сервисных компаниях, у всех на слуху. Это и понятно — в сфере услуг нагрузка плавающая (динамическая), а доля затрат на труд в себестоимости велика. Чтобы оптимизировать расходы на персонал и управлять им более эффективно, нужно иметь точное понимание потребности и строить гибкие графики.

Но давайте посмотрим — в компаниях, не работающих с клиентами напрямую, WFM востребованы не меньше. Там тоже есть потребность производства, и ее тоже надо закрывать. И точно так же необходимо понимать, сколько и каких специалистов нужно, как распределять их рабочее время и нагрузку. Приведем примеры.

Проектные организации (стройка, НИОКР, инжиниринг, ИТ). Никаких гибких графиков нет. Но людей надо комплектовать в проектные команды, распределять на объекты. Похожая ситуация на добывающих предприятиях. В течение года нагрузка неравномерна, люди работают вахтовым методом, иногда их надо задержать сверх срока, а иногда работы для них нет. Один только график отпусков составить так, чтобы люди отдыхали на спаде нагрузки (а отпуск длинный — 56 дней) голову сломаешь.

Транспорт — расписание рейсов. Надо выводить людей в соответствии с заказами на перевозки, распределять по транспортным средствам, проверять, прошел ли водитель стажировку на маршруте, выводить тех, кто достаточно отдохнул.

Теперь про обрабатывающую промышленность или машиностроение. Считается, что там все стабильно. Но так ли это? Заказы тоже плавают: то аврал, то 4 дня в неделю. Или на одном участке завал, в другом — простой. Надо аллоцировать людей, если конечно не держать их с двукратным запасом.

А держать с запасом — не вариант, и дело даже не в деньгах. Во-первых, надо людей занимать — ибо разбегутся. Скука и стресс — главные причины текучести. Во-вторых, у нас эпоха нарастающего дефицита кадров, особенно квалифицированных. Это объективный процесс: демография + усложнение труда.

С этим уже столкнулись в наукоемких отраслях. В микроэлектронике, атомном и аэрокосмическом производстве, в сфере информатики сложно найти квалифицированные кадры. Здесь спрос на специалистов значительно превышает предложение. Так что держать людей с запасом не получится.

Да даже если специалистов хватает и потребность не меняется. Например, обслуживание котельных. Попробуйте спланировать графики выхода людей ручками, если людей не в избытке. А теперь учтите, что у кого-то сокращенная неделя, а кто-то работает неполный день. А теперь перепланируйте, потому что Петров заболел…

Получается, что нет отраслей, где бы WFM остался не у дел. Всем нужно определять численность, организовывать людей и делать это наиболее выгодным для компании образом.

Что умеет?

Как и у людей, у WFM разные способности и возможности. Программы базового уровня отслеживают рабочее время и посещаемость сотрудников. Более продвинутые решения предлагают точный расчет потребности в трудовых ресурсах, планирование работы сотрудников и управление в режиме реального времени.

Планирование потребности. Чем точнее посчитана потребность в персонале, тем лучше вы можете подготовиться: составить оптимальные графики работы, распределить отпуска, спланировать набор или обучение персонала.

Скажем, не учли абсентеизм — столкнулись с нехваткой персонала и расходами на рекрутинг. Или вот представьте, что Роскосмосу не хватает одного космонавта для полета на Марс через полгода, а его готовить надо было начинать 8 лет назад.

WFM-системы получают данные о рабочей нагрузке и превращают их в потребность в людях. Берут прогнозы, бизнес-планы или производственную программу и — крекс-пекс-фекс — это уже профессии, квалификация и навыки.

Для разных отраслей — разные математические модели. Модель для медицины знает, как превратить пациентопоток в потребность во врачах и медсестрах, модель для торговли из прогнозного потока покупателей получит количество кассиров, продавцов и кладовщиков, а модель для завода рассчитает, сколько фрезеровщиков и токарей нужно, чтобы выполнить план производства.

В любом случае задача WFM — состыковать бизнес-потребности с трудовыми ресурсами. Это значит — определить не только необходимую численность, но и какой именно персонал нужен, и сколько это будет стоить.

Ну вот, все точно посчитали. Казалось бы, можно расслабиться. Но … сюрприз! Обязательно что-то поменяется. Только спланировал — перепланируй. WFM выдает актуальную в каждый момент времени потребность и сверяет ее количество и качество с тем, что есть. Как бы показывает, куда мы едем и где сейчас находимся. Т.е. показывает не только саму потребность, но и как она закрывается.

Планирование расписаний. Тот, кто когда-либо строил рабочее расписание с нуля, знает, каким трудоемким может быть процесс. Много сотрудников разных профессий и квалификаций, сложная организация труда: смены, бригады, вахты, связанные специальности, разные локации и неодинаковые рабочие условия. Задача усложняется, если шаг планирования — слот времени в течение дня.

Даже если типовых графиков всего несколько, составить графики выхода для каждого сотрудника так, чтобы наиболее эффективно закрыть спрос, почти так же сложно, как навигатору вычислить оптимальный маршрут.

В ручном режиме или с помощью экселя это сделать практически невозможно. Во-первых, просто потому, что нет единой информационной базы. Во-вторых, чтобы синхронизировать потребность с графиками работы и отпусков, да еще и с минимальными переработками, нужны умные алгоритмы. Знаний и интуиции конкретного специалиста, будь он даже семи пядей во лбу, тут недостаточно. Поэтому ручное планирование редко бывает оптимальным.

WFM позволяет перейти от интуиции человека к алгоритмам. Система по заданным правилам определит, когда и куда выводить людей и как это сделать наилучшим образом. При планировании учтет баланс рабочего времени, стоимость труда, нормы ТК и охраны труда, квалификацию и навыки сотрудников, и даже их пожелания.

А отпуска, обучения и прочие медосмотры распределит так, чтобы не пострадало производство.

Итак, вместо медленного, трудоемкого и негибкого планирования предприятие получает графики, точно соответствующие потребности, и экономит на этом и силы, и время.

Оперативное управление. Прогнозы и планы бесполезны, если вы не можете быстро изменить расписание. WFM-системы «в прямом эфире» показывают, что происходит, предупреждают об отклонениях от плана и предоставляют инструменты, чтобы своевременно устранить проблему.

Вот, например, ситуация на заводе. Составили график на месяц. Каждый рабочий предупрежден, каждый мастер участка знает, кто, когда и где будет работать. Но три человека заболели, еще двое попросили отгул. Возникают вопросы: если отпустить этих двоих, будет ли выполнено производственное задание? кем подменить заболевших и надо ли вообще искать им замену?

WFM помогает линейному руководителю оценить план-факт закрытия потребности. Если надо, предложит подходящую замену — с требуемой квалификацией, действующими допусками и медосмотрами. Покажет доступность подменного персонала, выберет тех, у кого меньше переработок. Возможна и автоматическая диспетчеризация сотрудников.
Кстати, может, как раз линейный руководитель и будет самым счастливым пользователем WFM, ведь он избавится от большого куска рутинной работы и сможет действительно руководить, а не тратить время на оформление бесконечных документов.

Внутридневное управление. На некоторых предприятиях управление персоналом в течение дня все равно, что тушение пожаров, поставленное на поток. Надо отслеживать, что происходит в производстве, и быстро перекидывать сотрудников туда, где больше нагрузка. Получая данные о выполнении заданий из производственной системы, WFM позволяет делать внутри дня корректировки с любым интервалом. В результате нет ни скрытых простоев, когда человек вышел на работу, но работает не в полную силу, ни перегрузок и выгорания у других сотрудников. В общем случае, можно с тем же количеством персонала сделать больше. Как говорится, не числом, а умением.

Использование данных о производительности. На разных операциях у людей разная производительность. Возьмем склад. Кто-то лучше комплектует, а кто-то быстрее упаковывает. Зная, у кого что лучше получается, система использует это при планировании, распределяя работников на основании данных об их производительности.

Оценка стоимости труда. Некоторые продвинутые WFM-решения способны оценить еще и стоимость затрат на труд. И не только постоянную, но и переменную часть выплат сотрудникам. На длинном горизонте эта возможность повышает точность планирования фонда оплаты труда, при составлении графиков помогает понять, какой из них дороже, в оперативном управлении — дает инструменты для оценки стоимости решений «на берегу».
Зная предстоящие расходы, финансисты могут планировать движение денежных средств. И вообще, прежде, чем что-то предпринимать, всегда лучше понимать, во что это обойдется. Например, можно вывести всех сотрудников сверхурочно, чтобы выполнить срочный заказ, но, может, не надо? Будет ли это рентабельно?

Заключение

Благодаря точному соответствию количества и качества сотрудников бизнес-потребностям повышается качество продуктов и услуг, соблюдаются сроки, снижаются издержки.

А значит, довольны и клиенты, и руководители компании.

Остаются не в накладе и сотрудники. Они получают удобные графики работы, равномерную нагрузку и приятный баланс между личной жизнью и работой.

Начало

Если вы хотите тратить меньше времени на администрирование медосмотров и избежать штрафов при проверках – есть решение!

ALFA hrms в один клик формирует перечень контингентов – профессий и должностей, на которых люди работают с вредными и опасными факторами или выполняют работы, указанные в приказе 302н. Согласование перечней проходит в электронном виде

ALFA hrms знает, кто и когда должен проходить медосмотр. Список лиц для медосмотров программа готовит автоматически.

График медосмотров составляется так, чтобы было дешевле и люди меньше отвлекались от работы. Система синхронизирует медосмотры с отпусками и командировками, учитывает тип графика работы. Например, предложит отправить работника на медосмотр в выходной, а не в рабочий день, если он работает на непрерывном производстве.

Необходимые документы (например, вызов в выходной день и приказ «направление на медосмотр») также формируются автоматически. Факт прохождения медосмотра тут же отражается в табеле. На основании этих данных система знает, как считать оплату (по средней, в двойном размере, если в выходной).

Результаты медосмотров импортируются в систему. Хранится вся история прохождения медосмотров и обследований по каждому сотруднику.

Результат: нет ошибок, медосмотры вовремя, трудозатраты – меньше в разы